ВІРТУАЛЬНИЙ ПІДПИС ЧИ ШТРАФ ВІД ПОДАТКОВОЇ? ПОЗИЦІЯ ДПС ЩОДО ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
Сучасний бізнес стрімко переходить на електронний формат взаємодії: керівники підписують контракти, кур’єри доставляють замовлення, а партнери замість паперових угод просто роблять графічний розчерк прямо на екрані планшета чи смартфона. Зручно? Безперечно. Але чи витримає такий формат підпису документів реальну податкову перевірку?
ВГО «АППУ» детально проаналізувала свіжу Індивідуальну податкову консультацію ДПС України від 16 жовтня 2026 року № 6070/ІПК/99-00-21-02-02. Надане роз’яснення містить важливі та ґрунтовні орієнтири для платників податків, а також окреслює чіткі правові рамки, які бізнесу необхідно врахувати для забезпечення повної відповідності вимогам законодавства вже сьогодні.
📊 Чому ДПС утрималася від однозначного вердикту?
У відповідь на запит підприємства щодо легітимності підписів пальцем чи стилусом на сенсорному екрані, ДПС обмежилася цитуванням базового законодавства. Податківці нагадали, що електронні документи дозволені й повинні містити реквізити для ідентифікації особи.
Проте фінальний висновок ДПС чітко вказує: питання оформлення первинних документів із графічним підписом на екрані, організації документообігу та підтвердження повноважень підписантів належать до компетенції Мінфіну, Мінцифри та Мін’юсту. Сама ж податкова служба утримується від визнання таких підписів автоматично достатніми для обліку.
⚠️ Які ризики очікують підприємства під час перевірки?
Якщо під час документальної перевірки підприємство не зможе довести, яка саме конкретна особа нанесла графічний підпис на планшет (і чи мала вона на це повноваження), виникають серйозні загрози:
- Визнання первинних документів неналежно оформленими.
- Невизнання витрат підприємства за такими господарськими операціями.
- Зняття податкового кредиту з ПДВ.
- Донарахування податкових зобов’язань та штрафні санкції.
💡 Важливий нормативний аспект:
З 1 вересня 2026 року в Україні відбувся повний перехід на новий державний криптографічний стандарт захисту електронного підпису — «Купина». Це означає, що будь-які внутрішні електронні системи ідентифікації бізнесу мають не просто фіксувати візуальне зображення підпису, а відповідати оновленим сучасним алгоритмам безпеки Мінцифри.
🛠️ Як захистити свій облік? Рекомендації ВГО «АППУ»:
Щоб прогресивні технології доставки та обліку не обернулися судовими спорами з ДПС, Асоціація рекомендує впровадити три обов’язкові кроки:
- Юридично закріпіть правила в договорах: Чітко передбачте з контрагентами можливість підписання документів на сенсорних екранах, зафіксуйте конкретну технологію та обміняйтеся офіційними зразками підписів уповноважених осіб.
2.. Фіксуйте цифрові докази операції: Ваша внутрішня електронна система повинна обов’язково автоматично реєструвати точну дату й час нанесення розчерку, а також дані авторизації (логін або табельний номер) конкретного працівника чи клієнта, який підписав документ.
- Використовуйте КЕП для критичних операцій: Для великих сум або важливих поставок найнадійнішим рішенням залишається накладання повноцінного КЕП (наприклад, через Дія.Підпис).
🏛️ ПОЗИЦІЯ ВГО «АППУ»:
Асоціація завжди підтримує цифровізацію та спрощення бізнес-процесів, адже це робить українську економіку динамічною та європейською. Проте ми впевнені: технологічність не повинна шкодити юридичній безпеці платника податків. Закликаємо керівників та головних бухгалтерів компаній, які використовують планшетні рішення для кур’єрів чи менеджерів, завчасно провести внутрішній аудит своїх систем документообігу та привести їх у повну відповідність до вимог Мінцифри та закону.
Якщо Ви прагнете отримувати перевірену, ексклюзивну правову аналітику щодо захисту чесного бізнесу та уникнення податкових ризиків, запрошуємо підписатися на нашу офіційну сторінку. Посилання в першому коментарі. Нас уже понад 36 тисяч!
З повагою,
Людмила ГЕРАСИМЕНКО
Віцепрезидентка, Генеральна директорка ВГО «АППУ»