У якому форматі зберігати електронні первинні документи та архіви звітності?
Шановні платники податків — члени ВГО АППУ!
У якому форматі зберігати електронні первинні документи та архіви звітності?
У якому форматі зберігати електронні первинні документи та архіви звітності?
В Україні діють чіткі правила щодо зберігання електронних документів та звітності.
✅ Основні вимоги:
Електронні первинні документи (накладні, акти, рахунки тощо) повинні зберігатися в електронній формі у тому вигляді, в якому вони були створені та підписані КЕП/ЕЦП.
Тобто — в оригінальному форматі (XML, PDF, PDF/A, XLSX, тощо), з усіма реквізитами.
Файли мають містити електронний підпис та/або печатку — їх потрібно зберігати разом із самим документом, щоб можна було перевірити справжність.
Архіви податкової звітності (подані через Електронний кабінет чи M.E.Doc, СОТА тощо) зберігаються:
у форматах, у яких їх прийняла система (найчастіше XML);
з квитанціями №1 та №2 (вони є підтвердженням прийняття звітності).
Вимога закону:
Ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік» → документи зберігаються не менше 3 років, а в окремих випадках — 5 чи 10 років (наприклад, для кадрових документів).
Ст. 13 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» → електронний документ зберігається у форматі, який дає змогу перевірити КЕП.
📌 Практичні поради:
✔ Зберігайте оригінал файлу (XML, PDF/A тощо) + підтвердження КЕП.
✔ Архівуйте разом із квитанціями.
✔ Використовуйте PDF/A для довготривалого зберігання (стандартизований архівний формат).
✔ Робіть резервні копії на хмарі або зовнішніх носіях.
💡 Висновок:
Зберігати документи треба в тому форматі, в якому вони були підписані та відправлені, разом із квитанціями й файлами перевірки КЕП. Це гарантує юридичну силу та прийнятність при перевірках.
📂 Чек-лист: строки зберігання документів:
🔹 Бухгалтерські документи:
Первинні документи, облікові регістри, фінансова звітність → 3 роки (якщо інший строк не визначено).
Документи з питань податкових перевірок → 1095 днів (3 роки) після подання звітності.
У разі судового спору або оскарження — зберігати до остаточного завершення процесу.
🔹 Податкові документи:
Податкова звітність (декларації, розрахунки) → 1095 днів (3 роки) після подання.
Квитанції №1 і №2 (підтвердження прийняття) → разом зі звітністю (не менше 3 років).
Документи, що підтверджують податковий кредит і зобов’язання (накладні, акти, договори) → не менше 3 років.
🔹 Кадрові документи:
Трудові договори, накази про прийом/звільнення, особові справи → 75 років (!).
Табелі обліку робочого часу → 3 роки
Графіки відпусток → 1 рік.
Накази про відпустки → 3 роки.
Документи з питань охорони праці → 5–45 років (залежно від виду документа).
🔹 Електронні документи:
Зберігати у форматі, в якому вони підписані (XML, PDF/A тощо) + електронний підпис і квитанції.
Мінімальний строк → 3 роки, для кадрових — до 75 років.
📌 Практичні поради:
Робіть резервні копії (хмара + фізичний носій).
Використовуйте PDF/A для архівів → його визнають міжнародним стандартом для довготривалого зберігання.
Ведіть опис архіву (щоб швидко знайти потрібний документ при перевірці).
Для кадрових документів варто мати паперові копії навіть за наявності електронних.
Ви завжди можете розраховувати на підтримку Генеральної дирекції ВГО АППУ та мою особисту.
Віце-президент, Генеральний директор ВГО АППУ Людмила Герасименко