Що робити роботодавцю і працівнику після оцифрування?
З червня 2021 року в Україні офіційно запроваджено облік трудової діяльності в електронній формі через Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Це передбачено Законом України №1217-ІХ.
Паперова трудова книжка поступово втрачає статус основного документа, а дані мають відображатися в електронному реєстрі.
📍 Нормативна база:
✅ Закон України №1217-ІХ
✅ КЗпП України (ст. 48)
✅ Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» №1058-IV
✅ Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників №58 (для правил внесення записів)
👩💼 Дії роботодавця після оцифрування
🔹 1. Перевірити повноту відомостей
Після подання скан-копій трудової книжки роботодавець має пересвідчитись, що інформація коректно відображена у кабінеті страхувальника ПФУ.
⚠️ Особливо важливо:
періоди роботи до 2004 року часто не відображаються автоматично.
🔹 2. Повернути паперову трудову книжку працівнику
Після оцифрування трудова книжка передається працівнику на зберігання (під підпис).
📌 Це прямо випливає із підходу, закріпленого Законом №1217-ІХ та оновлених норм КЗпП.
🔹 3. Вести кадрові документи як і раніше
Навіть після переходу на електронний формат роботодавець зобов’язаний оформлювати кадрові події наказами:
📍 прийняття
📍 переведення
📍 присвоєння рангу
📍 нагородження
📍 звільнення
📌 Електронна трудова не скасовує кадрову документацію.
👨💻 Дії працівника після оцифрування
🔸 1. Перевірити свою електронну трудову
Працівник може зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ і переглянути дані.
Якщо інформація відсутня або помилкова — потрібно звертатися до роботодавця або подати документи самостійно.
🔸 2. Зберігати паперову трудову книжку
Після повернення трудової книжки працівник зберігає її як додатковий доказ стажу.
⚠️ Вона може знадобитися для підтвердження:
— спеціального стажу
— нагород
— пільг
— служби в окремих органах
📌 Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)
✅ Переведення на вищу посаду
Переведення оформлюється:
📍 заявою або згодою працівника
📍 наказом роботодавця
⚠️ Важливо: назва посади повинна відповідати Класифікатору професій.
📌 Дані про переведення мають бути підтверджені кадровими документами, навіть якщо паперова трудова вже у працівника.
✅ Призначення чергового рангу
Актуально для:
- держслужбовців
- посадових осіб місцевого самоврядування
- інших категорій, де передбачені ранги
📍 Ранг присвоюється виключно наказом/розпорядженням.
📌 Якщо працівник просить — запис може бути відображений у трудовій (у перехідних випадках) та підтверджений документально.
✅ Нагородження та заохочення
Згідно з Інструкцією №58, у трудову книжку раніше вносили:
🏅 державні нагороди
🏅 почесні звання
🏅 відомчі відзнаки
🏅 заохочення за успіхи в роботі
📌 Після оцифрування такі дані мають залишатися в кадрових документах, оскільки електронний реєстр не завжди відображає їх як окремі записи.
⚠️ Що важливо пам’ятати після оцифрування?
📌 Електронна трудова книжка ≠ відсутність кадрової роботи.
📌 Усі кадрові події мають бути оформлені наказами.
📌 Працівник має право контролювати дані у ПФУ.
📌 Паперова книжка зберігається у працівника, але її значення як доказу стажу залишається.
🔍 Висновок
Оцифрування трудової книжки — це не “закінчення ведення трудової”, а перехід на інший формат обліку.
Роботодавець має правильно оформлювати кадрові рішення, а працівник — контролювати, чи потрапили вони до Реєстру.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
https://www.facebook.com/photo?fbid=1305650295016945&set=a.250126790569306