SAF-T UA Питання – Відповіді платників

1. Як повинен формуватися SAF-T UA, якщо дані суб’єкта господарювання зберігаються в окремих системах обліку?

Формування SAF-T UA повинно здійснюватися на основі даних вихідної системи обліку відповідно до обраної підприємством форми бухгалтерського обліку як певної системи регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них із додержанням єдиних засад, встановлених у Законі України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних. Незалежно від того, чи зберігаються дані суб’єкта господарювання в окремих системах чи в інтегрованій системі, SAF-T UA повинен формуватися як єдиний файл відповідно до структури, наведеної в додатку до Порядку

2. Які дані необхідно зазначати про посадових (уповноважених) осіб суб’єкта господарювання?

У Детальному технічному описі елементів SAF-T UA передбачено, що в розділі «Заголовок» (Header) відображається загальна інформація про файл, зокрема: назва програмного забезпечення, що генерує файл; загальні дані про суб’єкта господарювання, який подає SAF-T UA; критерії відбору, за якими формується файл; тощо.

В елементі «Посадові (уповноважені) особи суб’єкта господарювання» (Contact; ContactHeaderStructure; complex; Mandatory; 1..∞) зазначається інформація про посадових (уповноважених) осіб суб’єкта господарювання відповідальних за фінансово-господарську діяльність (заповнюється окремо щодо кожної такої особи):

за період, за який сформовано SAF-T UA;

на дату підписання SAF-T UA.

При цьому в елементі «Посадова (уповноважена) особа суб’єкта господарювання» (ContactPerson; PersonNameStructure; complex; Mandatory; 1…1) зазначаються такі дані:

посада;

прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) посадової (уповноваженої) особи суб’єкта господарювання;

номер та дата наказу (іншого документа) про призначення / звільнення з посади.

3. Чи потрібно зазначати кожен пункт розділу облікової політики окремим елементом?

Згідно з Порядком у підрозділі «Облікова політика» зазначається інформація щодо елементів облікової політики суб’єкта господарювання в періоді, за який формується SAF-T UA, з наведенням реквізитів наказу (наказів) про облікову політику (дата, номер) за відповідні звітні періоди (та про внесення змін до них – у разі наявності).

Крім того, необхідно зазначити, які саме стандарти бухгалтерського обліку застосовуються суб’єктом господарювання для ведення бухгалтерського обліку: національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку (далі – П(С)БО) або міжнародні стандарти фінансової звітності (далі – МСФЗ), а також інформацію про застосування класів рахунків.

Інформація заповнюється в табличному вигляді згідно з наведеним зразком. При цьому має бути відображена вся інформація, передбачена в наказі (наказах) про облікову політику. У колонку «Елемент» переносяться показники, відображення яких передбачено нормативно-правовими актами щодо облікової політики підприємства або Концептуальною основою складання та подання фінансових звітів (у разі застосування МСФЗ), зокрема щодо:

методів амортизації;

порядку формування резервів, у тому числі резервів сумнівних боргів;

методів оцінки вибуття запасів;

визначення порогів суттєвості;

проведення інвентаризації;

порядку формування інших показників фінансової звітності тощо.

В елементі «Назва елемента облікової політики» (NameOfAccountingPolicy; SAFstringType; simple; Mandatory; 1..1) наводиться назва елемента облікової політики суб’єкта господарювання в періоді, за який формується SAF-T UA.

В елементі «Опис елемента облікової політики» (DescriptionOfAccountingPolicy; SAFstringType; simple; Mandatory; 1..1) зазначається опис застосовуваного варіанта (критерію), період дії.

Таким чином, інформацію про елементи облікової політики доцільно подавати структуровано, у вигляді окремих записів, що сприятиме її зручному аналізу.

4. Чи може дебетовий / кредитовий оборот відображатись з від’ємним знаком?

В елементі «Дебетовий оборот» (DebitTurnover; SAFmonetaryType; simple; totalDigits 18, fractionDigits 2; nillable=»true»; Mandatory; 1..1) зазначається сума записів за дебетом рахунку / субрахунку за період.

В елементі «Кредитовий оборот» (CreditTurnover; SAFmonetaryType; simple; totalDigits 18, fractionDigits 2; nillable=»true»; Mandatory; 1..1) зазначається сума записів за кредитом рахунку / субрахунку за період.

Відповідно до Детального технічного опису елементів SAF-T UA визначення всіх простих типів, які використовуються в SAF-T UA, наведені в таблиці 1 додатка 2 «Атрибути простих типів, що використовуються у файлі SAF T UA».

Простий тип «SAFmonetaryType» використовується для зазначення грошової суми (максимум 18 цифр, з яких 2 можуть бути дробовими) і базується на типі даних .

Тип даних використовується для представлення числових значень із можливістю вказівки від’ємних знаків.

5. Як зазначати тип особи покупця, якщо один контрагент одночасно відповідає кільком критеріям?

В елементі «Тип особи покупця» (CustomerType; SAFmiddle1textType; simple; maxLength 35; Optional; 0..∞) відображається тип особи покупця (рекомендується обов’язкове заповнення для контрагентів, господарські операції з якими можуть формувати податкові різниці).

Повторення (0..∞) вказує, що цей елемент можна використовувати від жодного до необмеженої кількості разів.

Отже, при зазначенні типу особи покупця, який відповідає кільком критеріям (наприклад, 8 – нерезидент, зареєстрований у державі (на території), включеній до переліку держав (територій), затвердженого Кабінетом Міністрів України відповідно до підпункту 39.2.1.2 підпункту 39.2.1 пункту 39.2 статті 39 Кодексу; 9 – нерезидент, організаційно-правова форма якого включена до переліку, затвердженого Кабінетом Міністрів України відповідно до підпункту «г» підпункту 39.2.1.1 підпункту 39.2.1 пункту 39.2 статті 39 Кодексу, який не сплачує податок на прибуток (корпоративний податок), у тому числі податок із доходів, отриманих за межами держави реєстрації такого нерезидента, та/або не є податковим резидентом держави, в якій він зареєстрований як юридична особа), використовується повторення цього елемента для кожного типу.

6. На яку дату необхідно відображати заборгованість контрагентів (покупців) у розрізі первинних документів?

В елементі «Дані первинних документів, за якими наявна заборгованість» (OpenInvoices; complex; Optional; 0..∞) відображається інформація в розрізі первинних документів, за якими наявна заборгованість.

Рекомендується обов’язкове заповнення всіх даних, які забезпечують ідентифікацію з іншою відповідною інформацією щодо взаємовідносин купівлі-продажу (продаж / придбання, платежі тощо).

Вибір між початковим дебетовим і кредитовим сальдо (choice; Optional; 0..1) для кожного первинного документа здійснюється шляхом зазначення одного з таких елементів:

в елементі «Початкове дебетове сальдо» (OpeningDebitAmount; AmountStructure; complex; Mandatory; 1..1) відображається залишок коштів за дебетом рахунку / субрахунку в розрізі документів на початок періоду (в тому числі в іноземній валюті для відповідних рахунків / субрахунків);

в елементі «Початкове кредитове сальдо» (OpeningCreditAmount; AmountStructure; complex; Mandatory; 1..1) відображається залишок коштів за кредитом рахунку / субрахунку в розрізі документів на початок періоду (в тому числі в іноземній валюті для відповідних рахунків / субрахунків).

В елементі «Дата виникнення заборгованості» (OpeningBalanceOriginDate; AmountStructure; SAFdateType; simple; Optional; 0..1) зазначається дата виникнення заборгованості на початок періоду.

Вибір між кінцевим дебетовим і кредитовим сальдо (choice; Optional; 0..1) для кожного первинного документа здійснюється шляхом зазначення одного з таких елементів:

в елементі «Кінцеве дебетове сальдо» (ClosingDebitAmount; AmountStructure; complex; Mandatory; 1..1) відображається залишок коштів за дебетом рахунку / субрахунку в розрізі документів на кінець періоду (в тому числі в іноземній валюті для відповідних рахунків / субрахунків);

в елементі «Кінцеве кредитове сальдо» (ClosingCreditAmount; AmountStructure; complex; Mandatory; 1..1) відображається залишок коштів за кредитом рахунку / субрахунку в розрізі документів на кінець періоду (в тому числі в іноземній валюті для відповідних рахунків / субрахунків).

В елементі «Дата виникнення заборгованості» (ClosingBalanceOriginDate; SAFdateType; simple; Optional; 0..1) зазначається дата виникнення заборгованості на кінець періоду.

Перевірка збалансованості інформації про розрахунки з покупцями, замовниками та іншими дебіторами (формула 2) передбачає, що різниця між початковим дебетовим і кредитовим сальдо за конкретним контрагентом та рахунком / субрахунком має відповідати різниці між сумою початкових дебетових і кредитових сальдо за всіма документами, відображеними для цього контрагента і рахунку / субрахунку.

Перевірка збалансованості інформації про розрахунки з покупцями, замовниками та іншими дебіторами (формула 3) передбачає, що різниця між кінцевим дебетовим і кредитовим сальдо за конкретним контрагентом та рахунком / субрахунком має відповідати різниці між сумою кінцевих дебетових і кредитових сальдо за всіма документами, відображеними для цього контрагента і рахунку / субрахунку.

7. На яку дату необхідно відображати заборгованість контрагентів (постачальників) у розрізі первинних документів?

В елементі «Дані первинних документів, за якими наявна заборгованість» (OpenInvoices; complex; Optional; 0..∞) відображається інформація в розрізі первинних документів, за якими наявна заборгованість.

Рекомендується обов’язкове заповнення всіх даних, які забезпечують ідентифікацію з іншою відповідною інформацією щодо взаємовідносин купівлі-продажу (продаж / придбання, платежі тощо).

Вибір між початковим дебетовим і кредитовим сальдо (choice; Optional; 0..1) для кожного первинного документа здійснюється шляхом зазначення одного з таких елементів:

в елементі «Початкове дебетове сальдо» (OpeningDebitAmount; AmountStructure; complex; Mandatory; 1..1) відображається залишок коштів за дебетом рахунку / субрахунку в розрізі документів на початок періоду (в тому числі в іноземній валюті для відповідних рахунків / субрахунків);

в елементі «Початкове кредитове сальдо» (OpeningCreditAmount; AmountStructure; complex; Mandatory; 1..1) відображається залишок коштів за кредитом рахунку / субрахунку в розрізі документів на початок періоду (в тому числі в іноземній валюті для відповідних рахунків / субрахунків).

В елементі «Дата виникнення заборгованості» (OpeningBalanceOriginDate; AmountStructure; SAFdateType; simple; Optional; 0..1) зазначається дата виникнення заборгованості на початок періоду.

Вибір між кінцевим дебетовим і кредитовим сальдо (choice; Optional; 0..1) для кожного первинного документа здійснюється шляхом зазначення одного з таких елементів:

в елементі «Кінцеве дебетове сальдо» (ClosingDebitAmount; AmountStructure; complex; Mandatory; 1..1) відображається залишок коштів за дебетом рахунку / субрахунку в розрізі документів на кінець періоду (в тому числі в іноземній валюті для відповідних рахунків / субрахунків);

в елементі «Кінцеве кредитове сальдо» (ClosingCreditAmount; AmountStructure; complex; Mandatory; 1..1) відображається залишок коштів за кредитом рахунку / субрахунку в розрізі документів на кінець періоду (в тому числі в іноземній валюті для відповідних рахунків / субрахунків).

В елементі «Дата виникнення заборгованості» (ClosingBalanceOriginDate; SAFdateType; simple; Optional; 0..1) зазначається дата виникнення заборгованості на кінець періоду.

Перевірка збалансованості інформації про розрахунки з постачальниками та підрядниками / за іншими операціями (формула 2) передбачає, що різниця між початковим дебетовим і кредитовим сальдо за конкретним контрагентом та рахунком / субрахунком має відповідати різниці між сумою початкових дебетових і кредитових сальдо за всіма документами, відображеними для цього контрагента і рахунку / субрахунку.

Перевірка збалансованості інформації про розрахунки з постачальниками та підрядниками / за іншими операціями (формула 3) передбачає, що різниця між кінцевим дебетовим і кредитовим сальдо за конкретним контрагентом та рахунком / субрахунком має відповідати різниці між сумою кінцевих дебетових і кредитових сальдо за всіма документами, відображеними для цього контрагента і рахунку / субрахунку.

8. Як правильно відображати аналітичні дані за дебетом і кредитом?

Згідно з Детальним технічним описом елементів SAF-T UA підрозділ «Таблиця аналітичних рахунків» (AnalysisTypeTable) повинен містити інформацію щодо типів та видів аналітики (аналітичних рахунків) та використовуватись для аналітичного обліку операцій (наприклад, місце виникнення витрат, проєкт тощо).

Аналітичний облік операцій відображається в елементі «Дані в розрізі аналітики» (Analysis; AnalysisStructure; complex; Optional; 0..∞) у відповідних підрозділах SAF-T UA.

З технічної точки зору, цей елемент можна використовувати від жодного до необмеженої кількості разів, зазначаючи дані в розрізі аналітики, які належать до рахунків / субрахунків за дебетом та кредитом.

Дані в розрізі аналітики в межах однієї операції доцільно наводити послідовно: спочатку за дебетом, потім за кредитом.

9. Як необхідно заповнювати суми різниць за кожний податковий звітний період, якщо здійснювалось виправлення помилок у декларації з податку на прибуток?

Відповідно до Порядку в розділі 5 «Податкові різниці» Структури надання електронних документів (інформації) ВПП (стандартний аудиторський файл (SAF-T UA)) заповнюються дані щодо податкових різниць, на які збільшується / зменшується фінансовий результат у розрізі кожного показника, визначеного у Кодексі, що в періоді, за який надається інформація на запит контролюючого органу, мав вплив на фінансовий результат суб’єкта господарювання (як у бік зменшення, так і бік збільшення). При цьому відображається кожний елемент податкових різниць зі стислим описом характеристики сутності операції, її обґрунтування відповідно до вимог П(С)БО / МСБО, МСФЗ, відображення проведених операцій у бухгалтерському обліку (бухгалтерські проведення) суб’єкта господарювання, загальна сума податкових різниць.

Інформація заповнюється за кожний податковий звітний період у межах періоду господарської діяльності суб’єкта господарювання, за який формується SAF-T UA.

Якщо у відповідному періоді здійснювалося виправлення помилок у декларації з податку на прибуток, то суми різниць за кожний податковий звітний період у межах періоду господарської діяльності суб’єкта господарювання, за який формується SAF-T UA, мають бути зазначені в елементі «Сума за період» (TaxDifferenceAmountForPeriod) відповідно до уточнених даних.

10. Чи потрібно у відомостях про платежі обов’язково зазначати дані договорів, на підставі яких здійснюється операція?

В елементі «Призначення платежу» (SourceDocumentID; SAFmiddle1textType; simple; maxLength 35; Optional; 0..1) зазначається посилання на документ, на підставі якого здійснюється операція (договір / рахунок тощо) (при розрахунках з контрагентами).

Цей елемент є обов’язковим до заповнення в разі здійснення розрахунків з контрагентами.

11. Яку інформацію необхідно зазначати в кредит-ноті при відображенні документа повернення / коригування, якщо в системі обліку суб’єкта господарювання відсутній технічний зв’язок з основним первинним документом, або такий зв’язок не забезпечується на рівні окремих рядків документів, або коригування є частковим?

В елементі «Кредит-нота» (CreditNote; complex; Optional; 0..1) відображається інформація про коригування.

У межах цього елемента слід заповнити таку інформацію (на рівні рядка первинного документа):

в елементі «Посилання на основний документ» (Reference; SAFmiddle1textType; simple; maxLength 35; Optional; 0..1) зазначається посилання документа повернення / коригування на основний первинний документ;

в елементі «Причина коригування» (Reason; SAFlongtextType; simple; maxLength 256; Optional; 0..1) зазначається причина або обґрунтування повернення / коригування.

Якщо в системі обліку суб’єкта господарювання відсутній технічний зв’язок між документом повернення / коригування і основним первинним документом, елемент «Кредит-нота» (CreditNote) може не використовуватись.

Якщо в системі обліку суб’єкта господарювання технічний зв’язок між документом повернення / коригування і основним первинним документом не забезпечується на рівні рядків документів, допускається однакове значення елемента «Посилання на основний документ» (Reference) у всіх рядках документа, навіть у разі часткового коригування.