Роботодавці мають повідомити про зміни в облікових даних до 4 вересня
Військово-обліковий документ за 72 години: що має перевірити роботодавець перед працевлаштуванням.
Військовий облік на підприємствах переходить у новий цифровий режим. Постанова Кабміну № 812, яка набрала чинності 27 червня, суттєво змінила правила роботи роботодавців із військово-обліковими даними: запроваджено новий порядок перевірки документів під час працевлаштування, електронну взаємодію з ТЦК та СП і нові правила звіряння даних.
Окремо роботодавцям варто звернути увагу на правило 72 годин: електронний військово-обліковий документ кандидата під час прийняття на роботу має бути сформований не раніше ніж за 72 години до дати працевлаштування.
Цифровізація не скасовує відповідальності роботодавця за правильність військового обліку. Навпаки, нова модель передбачає тісніше звіряння даних підприємства з державними реєстрами та змінює сам алгоритм роботи кадровиків і відповідальних за військовий облік.
Вже до 4 вересня 2026 року включно роботодавці мають виконати свій обов’язок — поінформувати територіальні центри комплектування та соціальної підтримки про всі зміни в персональних даних працівників, що відбулися протягом серпня.
За зміни у військово-облікових даних, які відбулися протягом серпня, роботодавці мають повідомити відповідні ТЦК та СП, органи СБУ та розвідувальні органи у встановлений Порядком № 1487 строк.
Цього разу календар залишає роботодавцям фактично чотири робочі дні: 5 вересня припадає на суботу, тому граничною датою є 4 вересня 2026 року.
Йдеться, зокрема, про зміни прізвища, власного імені чи по батькові, паспортних даних, адреси проживання, місця роботи або посади.
Чи потрібно подавати «нульовий» звіт?
Порядок № 1487 встановлює обов’язок повідомляти про зміни облікових даних. Окремого обов’язку подавати щомісяця порожнє повідомлення за відсутності таких змін Порядок не встановлює.
Тому якщо протягом відповідного місяця змін, які підлягають повідомленню, не було, подавати «нульове» повідомлення не потрібно.
Окремо працюють правила для нових працівників і тих, хто звільняється. Такі кадрові зміни не слід змішувати із щомісячним повідомленням про зміни облікових даних: для них Порядок № 1487 передбачає окремі правила та строки.
72 години до працевлаштування: що саме має перевірити роботодавець
Постанова № 812 змінила процедуру перевірки військово-облікових документів під час прийняття на роботу або навчання.
Тепер роботодавець має перевірити не лише наявність військово-облікового документа, а й відповідність відомостей, зазначених у ньому, даним Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Порядок допускає військово-обліковий документ в електронній або паперовій формі. Для перевірки відповідності відомостей використовується електронний військово-обліковий документ, сформований засобами Порталу або Порталу Дія, причому він має бути сформований не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу або навчання.
Заборона на прийняття без взяття на військовий облік
Порядок № 1487 встановлює, що прийняття на роботу та взяття на персональний військовий облік здійснюються після взяття особи на військовий облік у відповідному ТЦК та СП, органі СБУ або відповідному підрозділі розвідувального органу.
Отже, роботодавець не повинен спочатку оформлювати особу на роботу, а вже після цього вирішувати питання її військового обліку.
Перед прийняттям на роботу необхідно виконати передбачені Порядком перевірки та переконатися, що особа перебуває на відповідному військовому обліку.
Електронне звіряння: як працює нова цифрова модель
Постанова № 812 доповнила Порядок № 1487 новим додатком 28-1, який встановлює правила звіряння даних списків персонального військового обліку з даними Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів, а також порядок подання повідомлень про зміну облікових даних в електронній формі.
Електронну процедуру можуть здійснювати:
особа, відповідальна за ведення військового обліку;
керівник підприємства, установи чи організації;
уповноважена особа, яка має право діяти від імені юридичної особи відповідно до відомостей ЄДР.
Для роботи через Портал Дія така особа проходить електронну ідентифікацію та автентифікацію з використанням КЕП або УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Формування та підписання повідомлення
Після електронної ідентифікації відповідальна особа, керівник або уповноважена особа формує через Портал Дія відповідне повідомлення.
Важливий нюанс: додаток 28-1 не встановлює універсального правила, за яким повідомлення обов’язково має послідовно підписати спочатку відповідальна особа, а потім керівник.
Порядок передбачає можливість підписання повідомлення відповідальною особою, керівником або уповноваженою особою залежно від конкретної процедури. Якщо повідомлення сформувала відповідальна особа, у передбачених Порядком випадках воно підписується також керівником або уповноваженою особою.
Після підписання відповідне повідомлення блокується для редагування.
Що відбувається у разі розбіжностей
Якщо кількість працівників або дані персонального військового обліку не відповідають інформації, отриманій із Реєстру, через Портал Дія може бути сформовано повідомлення про внесення змін до списку — зокрема щодо додавання або видалення інформації.
Після подання такого повідомлення Реєстр проводить автоматизовану перевірку та уточнення відомостей шляхом електронної інформаційної взаємодії з іншими державними електронними інформаційними ресурсами.
72 години та додаткова перевірка ТЦК: це різні строки
Тут важливо не плутати два різні правила про 72 години.
Перше правило — 72 години до працевлаштування.
Воно стосується формування електронного військово-облікового документа, який використовується під час перевірки особи перед прийняттям на роботу або навчання.
Друге правило — 72 години після подання повідомлення.
Воно стосується вже електронної взаємодії Реєстру після отримання повідомлення про зміну облікових даних.
Зокрема, протягом 72 годин з моменту надсилання відповідного повідомлення Реєстр здійснює передбачене Порядком оновлення інформації про місце роботи та інші дані шляхом електронної взаємодії з державними інформаційними ресурсами.
Якщо зміна не підтверджена, не може бути підтверджена автоматично або за своїм характером потребує додаткової перевірки, відповідні відомості перевіряє та оновлює оператор ТЦК та СП протягом трьох робочих днів з дня, коли йому стало відомо про необхідність такої перевірки.
За результатами формується повідомлення про підтвердження або відхилення внесених змін із зазначенням причини.
Технічне обмеження кількості звірянь
Реєстр може автоматично обмежувати кількість фіксацій звіряння, якщо виявлено надмірну або необґрунтовану кількість таких дій з боку державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи чи організації.
Таке обмеження застосовується автоматично з урахуванням технічних можливостей Реєстру, але не повинно перешкоджати звірянню у випадках, пов’язаних із реальними змінами у відомостях персонального військового обліку.
Паперові Списки: нові правила заповнення графи 18
Попри цифровізацію окремих процедур, Списки персонального військового обліку за додатком 5 залишаються складовою персонального військового обліку на підприємстві.
Постанова № 812 уточнила порядок заповнення графи 18.
У ній зазначаються дата та номер повідомлення, надісланого до ТЦК та СП, органу СБУ або відповідного підрозділу розвідувального органу про зміну відповідних облікових даних.
Для окремих випадків — зокрема звільнення, завершення навчання або відрахування — додаток 5 передбачає спеціальні відмітки.
Працівники з призупиненими трудовими договорами
Постанова № 812 окремо врегулювала ситуацію з працівниками, щодо яких відповідно до статті 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» призупинено дію трудового договору.
Призовники, військовозобов’язані та резервісти, з якими призупинено дію трудового договору, залишаються у Списках персонального військового обліку.
Джерело: «Судово-юридична газета»
https://sud.ua/uk/news/publication/370832-robotodavtsi-maiut-povidomyty-pro-zminy-v-oblikovykh-danykh-do-4-veresnia?fbclid=iwy2xjawuddo5wzg9mawv4dg4dywvtajewagjyawqrmhkxsml5wg1pwfzyykd4dnhzcnrjbmfwcf9pzbaymjiwmzkxnzg4mjawodkyaaeeis_rlp21vhxtxok1rsmoubokey-rnhv_uqq42svhoij-2ts7wcjjt_6h9hk_aem_j8kb7xh6kfzjrfam8hjy_w