Працівник не оформлений — штраф може бути не один: що може виявити ДПС під час перевірки

Податкова перевірка — це не лише про податки.

Під час документальної або фактичної перевірки ДПС може виявити порушення, пов’язані з оформленням трудових відносин, виплатою доходів працівникам, нарахуванням та сплатою ПДФО і військового збору, а також поданням інформації про доходи фізичних осіб.

І тут важливо розуміти: один факт порушення може мати різні юридичні наслідки, адже трудова, податкова та адміністративна відповідальність регулюються різними нормами законодавства.

Що відбувається, якщо ДПС виявляє порушення трудового законодавства?

Якщо під час документальної та/або фактичної перевірки податківці виявляють порушення законодавства про працю, вони фіксують цей факт в акті перевірки.

Копія акта направляється до органів Державної служби України з питань праці для вжиття відповідних заходів.

Тобто повноваження необхідно розмежовувати:

ДПС під час своєї перевірки фіксує виявлені порушення та у передбачених законом випадках застосовує податкові санкції.

Держпраці може застосовувати фінансові санкції за порушення законодавства про працю відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю України.

Отже, податкова перевірка може стати підставою не лише для податкових, а й для трудових наслідків.

Неоформлений працівник: чому це може бути кілька видів відповідальності?

Уявімо ситуацію: працівник фактично працює на підприємстві, але трудові відносини належним чином не оформлені.

Під час перевірки ДПС встановлює цей факт.

У такому випадку може виникнути питання про відповідальність за порушення законодавства про працю.

Але якщо працівнику при цьому фактично виплачувався дохід, з якого не були належним чином нараховані, утримані та/або сплачені податки, виникає ще й податковий ризик.

Тобто одна ситуація може одночасно охоплювати різні порушення:

порушення трудового законодавства;

порушення правил оподаткування доходу;

порушення вимог щодо податкової інформації та звітності;

адміністративну відповідальність посадової особи — у випадках, передбачених законом.

Скільки становить податковий штраф?

Механізм відповідальності за статтею 125-1 Податкового кодексу України відрізняється від фінансових санкцій за статтею 265 КЗпП.

Якщо окремі трудові штрафи розраховуються через кількість мінімальних заробітних плат, то відповідальність за статтею 125-1 ПКУ прив’язана до суми податку, яка підлягала нарахуванню та/або сплаті.

За ненарахування та/або неутримання, та/або несплату (неперерахування), та/або нарахування, сплату (перерахування) не в повному обсязі податків, у тому числі податковим агентом, до або під час виплати доходу, передбачено штраф у розмірі 10% суми податку, яка підлягала нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Якщо такі дії вчинені умисно, штраф становить 25% суми податку.

За повторне умисне порушення протягом 1095 календарних днів — 50%, а за третє та наступні такі умисні порушення протягом 1095 днів — 75% суми податку.

Наприклад:

Якщо внаслідок порушення до бюджету мав бути сплачений ПДФО у сумі 100 000 грн, то:

• базовий штраф за відповідних умов — 10 000 грн;

• у разі встановлення умисного порушення — 25 000 грн;

• при повторному умисному порушенні протягом 1095 днів — 50 000 грн;

• за третє та наступні умисні порушення — 75 000 грн.

Це саме податкова відповідальність.

Питання відповідальності за порушення законодавства про працю вирішується окремо відповідно до КЗпП України.

Важливий нюанс: сам податковий борг ще не означає штраф за статтею 125-1 ПКУ

Верховний Суд у постанові від 10 березня 2026 року у справі № 140/4934/25 звернув увагу на необхідність встановлення саме тих обставин, з якими стаття 125-1 ПКУ пов’язує відповідальність.

Йдеться не просто про наявність несплаченої суми податку.

Для застосування цієї норми необхідно встановити факт ненарахування, неутримання та/або несплати (неперерахування) податку до або під час виплати доходу — залежно від конкретного складу порушення.

Тому для застосування штрафу важливі конкретні обставини порушення, а не лише сама наявність податкової заборгованості.

Не лише податки: значення має і податкова звітність

Окремий блок відповідальності стосується фізичних осіб — платників податків.

За неподання, несвоєчасне подання, подання не в повному обсязі або з недостовірними відомостями відповідної податкової інформації можуть застосовуватися штрафи відповідно до пункту 119.1 статті 119 ПКУ.

Тому роботодавцю недостатньо просто правильно нарахувати зарплату.

Необхідно також контролювати:

правильність інформації про працівників;

суми виплачених доходів;

нараховані та утримані податки;

своєчасність подання відповідної інформації до ДПС.

А що може загрожувати посадовій особі?

Фінансова санкція для підприємства — це не обов’язково вся відповідальність.

За окремі порушення правил утримання або перерахування ПДФО, а також неповідомлення чи несвоєчасне повідомлення податкових органів про доходи громадян стаття 163-4 КУпАП передбачає адміністративну відповідальність посадових осіб підприємств, установ та організацій, а також громадян — суб’єктів підприємницької діяльності.

За відповідні порушення передбачено попередження або штраф від 2 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

За повторне протягом року порушення — від 3 до 5 неоподатковуваних мінімумів.

Таким чином, потрібно розрізняти:

фінансову відповідальність роботодавця;

податкову відповідальність;

адміністративну відповідальність посадової особи.

Це різні види відповідальності, які мають різні правові підстави.

Що змінює воєнний стан?

Окремо варто звернути увагу на особливості застосування статті 265 КЗпП під час воєнного стану.

Чинна норма ст. 16 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» передбачає, що у період дії воєнного стану у разі повного та своєчасного виконання припису про усунення порушень, виявлених під час позапланового заходу державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються.

Але це правило стосується саме штрафів за статтею 265 КЗпП.

Його не слід автоматично поширювати на податкову відповідальність, передбачену Податковим кодексом України.

Тобто виконання припису Держпраці саме по собі не означає автоматичного звільнення від податкових санкцій, якщо одночасно було встановлено окреме податкове правопорушення.

А що це означає для роботодавця?

«Оформити працівника» — це не лише видати наказ про прийняття на роботу та подати повідомлення про прийняття.

Роботодавцю варто перевіряти весь ланцюг:

трудові відносини → фактичний режим роботи → облік робочого часу → нарахування зарплати → утримання ПДФО та військового збору → сплата податків → ЄСВ → податкова звітність та інформація про доходи працівників.

Важливо також контролювати дотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці та відповідність кадрових документів фактичним трудовим відносинам.

І до чого тут мінімальна зарплата у 2027 році?

Це має значення для тих трудових санкцій, які відповідно до статті 265 КЗпП розраховуються через кількість мінімальних заробітних плат.

Але податкові штрафи за статтею 125-1 ПКУ за таким принципом не розраховуються.

Тобто механізми різні:

трудовий штраф — у передбачених законом випадках може бути прив’язаний до МЗП;

податковий штраф за статтею 125-1 ПКУ — до суми відповідного податку;

адміністративний штраф за статтею 163-4 КУпАП — до неоподатковуваного мінімуму доходів громадян.

Їх не варто змішувати.

Що варто перевірити роботодавцю?

Передусім:

чи належним чином оформлені всі працівники;

чи відповідають кадрові документи фактичним трудовим відносинам;

чи правильно ведеться облік робочого часу;

чи правильно нараховується заробітна плата;

чи дотримані мінімальні державні гарантії в оплаті праці;

чи правильно нараховані та утримані ПДФО і військовий збір;

чи своєчасно податки перераховані до бюджету;

чи правильно нараховується та сплачується ЄСВ;

чи достовірно відображені доходи працівників у податковій звітності;

чи своєчасно подається необхідна інформація до ДПС.

Одна перевірка може виявити одразу кілька різних порушень.

І тоді питання відповідальності вирішується не за однією універсальною нормою, а залежно від того, які саме обов’язки роботодавець порушив.

Тому внутрішня перевірка кадрових документів, нарахування зарплати, податків та звітності — це не формальність, а можливість своєчасно виявити помилки та виправити їх у передбаченому законом порядку.

Правильне оформлення працівника — це не лише наказ про прийняття на роботу. Це ціла система взаємопов’язаних обов’язків роботодавця.

Джерела:

https://dp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-1028961.html; https://reyestr.court.gov.ua/Review/134699565