Одна помилка — і «Дія» заблокує бронювання! Нові кадрові звіти до ПФУ

Останнім часом до Асоціації платників податків України (ВГО АППУ) надходить шквал запитань від бухгалтерів та керівників. Усіх турбує одне: чи дійсно тепер потрібно звітувати до Пенсійного фонду про будь-який рух кадрів за 24 години і чи загрожує вимушеним відтермінуванням бронювання?

🚩 Разом із Генеральною дирекцією ВГО АППУ розбираємо цей гарячий кадровий квест у зручному форматі «питання — відповідь».

❓ Питання 1: Яким нормативним актом це передбачено?

💬 Відповідь: Подання відомостей до ПФУ передбачено пп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332 «Деякі питання бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час».

Хоча в законодавстві такі відомості офіційно не називають «оперативними», на практиці про них говорять саме так. Причина — жорстка вимога подати їх максимально оперативно, а саме не пізніше ніж протягом одного дня з моменту, коли відбулися зміни.

❓ Питання 2: Хто саме зобов’язаний звітувати згідно з Постановою КМУ № 1332?

💬 Відповідь: 📜 Норма закону чітка. Обов’язок подавати оперативні відомості до ПФУ поширюється на:

• Органи державної влади;
• Інші державні органи;
• Органи місцевого самоврядування;
• Підприємства, установи та організації, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил, інших військових формувань в особливий період;
• Підприємства, установи та організації, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період.

🚩 Ці роботодавці зобов’язані інформувати ПФУ про рух кадрів не пізніше ніж протягом наступного дня після події.

❓ Питання 3: Про які саме кадрові зміни (рух працівників) слід інформувати ПФУ?

💬 Відповідь: Вищезазначені суб’єкти зобов’язані подавати повідомлення у разі таких кадрових подій:

• прийняття працівника на роботу;
• переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого;
• переведення на іншу постійну посаду чи роботу;
• звільнення працівника;
• поновлення на роботі;
• тимчасове припинення або відновлення дії трудового договору.

⚠️ Важливий акцент від ВГО АППУ: Такі відомості потрібно подавати щодо всіх без винятку штатних працівників (включно з жінками, сумісниками та особами, які не підлягають призову), а не тільки щодо заброньованих чи військовозобов’язаних.

❓ Питання 4: Наскільки це терміново і чому дедлайн є критичним для бізнесу?

💬 Відповідь: Відомості необхідно подати не пізніше ніж протягом наступного дня після настання події. Портал «Дія» підтягує дані про співробітників із Реєстру застрахованих осіб ПФУ в режимі реального часу. Якщо ви запізнитеся з подачею або взагалі не внесете дані, «Дія» просто не «побачить» працівника у вашому штаті, видасть помилку, що унеможливить його електронне бронювання.

❓ Питання 5: Як саме технічно подати це повідомлення?

💬 Відповідь: Все робиться онлайн за 4 кроки:

1️⃣ Зайдіть в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП підприємства.

2️⃣ У лівому меню оберіть: «Взаємодія з ПФУ» ➡️ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)».

3️⃣ Натисніть «Додати запис» і заповніть дані працівника (РНОКПП, ПІБ, тип та дату події, реквізити наказу).

4️⃣ Підпишіть КЕП та надішліть.

❓ Питання 6: Що робити «звичайному» бізнесу, який не є критично важливим?

💬 Відповідь: Працювати спокійно. Для вас правила не змінилися. Жодних щоденних чи оперативних звітів до ПФУ подавати не потрібно. Ви відображаєте рух кадрів як і раніше — раз на квартал у складі Об’єднаної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

🛡️ Чому Генеральна дирекція ВГО АППУ звертає на це увагу САМЕ ЗАРАЗ?

Наразі, коли завершилися перехідні періоди та розпочався активний процес перебронювання за новими правилами, бізнес зіткнувся із технічними особливостями взаємодії баз даних ПФУ та порталу «Дія». Те, що наприкінці 2024 року розглядалося як суто формальна процедура, у поточному 2026 році набуло особливого значення для підприємств через три головні чинники:

1. Технічні обмеження під час коригування відомостей (Ключове питання)

Суть проблеми: Постанова № 1332 зобов’язує суб’єктів господарювання звітувати у стислі строки для подання даних — протягом наступного дня. Через потребу швидкого реагування під час ручного введення даних на вебпорталі ПФУ зростає ризик припущення механічних помилок або описок (у номері наказу, РНОКПП чи написанні прізвища).

Чому це критично зараз: На вебпорталі ПФУ наразі не реалізовано функціонал для самостійного скасування або редагування вже надісланих оперативних повідомлень. Система Пенсійного фонду фіксує первинні дані та блокує повторне введення даних, а портал «Дія» через наявну невідповідність не ідентифікує особу в штаті підприємства. Виправлення такої помилки можливе лише під час подання планового щоквартального звіту. Для підприємства це означає вимушене відтермінування або тимчасову неможливість електронного бронювання стратегічного фахівця безпосередньо в день звернення.

2. Необхідність актуалізації даних щодо працівників, які тривалий час перебувають у трудових відносинах

У чому суть: Постанова чітко визначає обов’язок звітувати у разі «прийняття, переведення, звільнення». Проте залишається відкритим питання щодо кадрового обліку працівників, які перебувають у трудових відносинах тривалий час.

Чому це критично зараз: Коли підприємство отримує статус критично важливого або оновлює його, для коректного відображення інформації в «Дії» необхідна повна та актуальна інформація про трудову діяльність всього персоналу в Реєстрі застрахованих осіб. Якщо компанія раніше не надавала електронні трудові книжки або оцифрування містило неточності, портал «Дія» формує відмову у бронюванні навіть для співробітників із багаторічним стажем на цьому підприємстві. Роботодавцям доводиться екстрено актуалізувати та синхронізувати відомості, щоб забезпечити коректне відображення даних у реєстрах.

3. Необхідність суцільного обліку: жінки, сумісники та особи, які не підлягають призову

У чому суть: Певний час серед керівників існувала думка, що оскільки Постанова № 1332 регламентує бронювання військовозобов’язаних, то й оперативні відомості стосуються виключно чоловіків.

Чому це критично зараз: Державні органи здійснюють моніторинг штатних розписів для контролю за дотриманням встановлених лімітів (зокрема, щодо граничної чисельності у розмірі  50%).  Для того, щоб алгоритми порталу «Дія» коректно розрахували квоту для бронювання, у Реєстрі Пенсійного фонду України має відображатися повний та об’єктивний рух кадрів підприємства, включаючи жінок, сумісників та осіб, які не підлягають призову. Неподання або несвоєчасне подання даних щодо будь-якої кадрової зміни призводить до некоректного відображення загальної чисельності штату, що безпосередньо впливає на розрахунок лімітів для бронювання інших співробітників.

⚠️ Застереження від ВГО АППУ: Будьте максимально уважні під час ручного введення даних на порталі ПФУ! Наразі фонд не має технічної можливості оперативно коригувати або скасовувати вже надіслані повідомлення через кабінет. Будь-яка друкарська помилка або описка зафіксується в системі. Виправити її вдасться лише під час подання квартального звіту, що унеможливить або суттєво затримає електронне бронювання працівників у «Дії».

💡 ВГО АППУ закликає платників податків завчасно проводити кадровий аудит та ретельно перевіряти статус кожного надісланого повідомлення в кабінеті ПФУ до моменту формування заявки на бронювання на порталі «Дія»

🚩 Запевняємо Вас, що наша Асоціація завжди стоїть на захисті інтересів українського бізнесу. Ми тримаємо руку на пульсі законодавчих змін, щоб ви могли працювати впевнено!

Віце-президент, Генеральний директор ВГО АППУ Людмила Герасименко