Нотаріальне засвідчення копій документів: що варто знати?

У сучасних умовах активного документообігу нотаріально засвідчені копії документів або виписки з них є важливим інструментом підтвердження їх достовірності. Вони мають юридичну силу та широко використовуються у різних правових відносинах.

🔹 Хто має право засвідчувати копії документів ❓

Відповідно до законодавства, таку нотаріальну дію здійснюють не лише нотаріуси, а й посадові особи органів місцевого самоврядування та консульських установ України.

🔹 Основні умови засвідчення копій

Перед засвідченням обов’язково відбувається звірка копії з оригіналом документа. При цьому важливо, щоб:

✔️ документ не суперечив закону;

✔️ мав юридичне значення;

✔️ засвідчення вірності копії не було заборонене законодавством.

🔹 Особливості, на які варто звернути увагу

📌 Вірність копій документів, виданих юридичними особами, засвідчується за умови, що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

📌 Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.

📌 Вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

📌 Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).

🔹 Чи можна засвідчити копію з копії ❓

Так, але лише у випадках, якщо:

✅ ▪️ попередня копія вже нотаріально засвідчена; або

✅ ▪️ вона видана юридичною особою, що видала оригінал документа. У такому разі копія документа має бути викладена на бланку цієї юридичної особи з прикладенням печатки (у разі наявності) і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ.

🔹 Що важливо при оформленні виписок ❓

Якщо виготовляється виписка з багатосторінкового документа обов’язково відтворюється текст першої  та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки з якого засвідчується.

📌 Пам’ятайте: нотаріальне засвідчення вірності копій — це не формальність, а важлива юридична дія, яка гарантує їх правову значимість. Перед зверненням до нотаріуса, посадової особи органу місцевого самоврядування або консульської установи України варто переконатися, що документ відповідає вимогам законодавства і дійсно потребує засвідчення.

✔ Джерело: Хмельницьке міжрегіональне управління Міністерства юстиції України

https://www.facebook.com/photo?fbid=122135257725047128&set=a.122104375605047128