БРОНЮВАННЯ ТА ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК З 1 ВЕРЕСНЯ: ВСЕ ПРО СУМІСНИКІВ, ТОТАЛЬНІ ЗВІРКИ ТА ПЕРЕВІРКИ ТЦК

Військовий облік в Україні остаточно перейшов у фазу нульової толерантності до помилок. Поки бізнес намагається оговтатися від літніх перевірок, осінь принесла нові жорсткі виклики. Попереду — критична дата 1 грудня, до якої абсолютно всі підприємства зобов’язані провести тотальні звірки з ТЦК. Крім того, з 1 вересня кардинально змінилися підходи до військового обліку та бронювання найзаплутанішої категорії працівників — сумісників.

Експерти ВГО «Асоціація платників податків України» підготували для вас детальний практичний путівник у форматі «запитання — відповідь» із посиланнями на нормативно-правові акти (НПА), який допоможе захистити ваш бізнес від колосальних штрафів та зберегти критично важливий персонал.

📌 РОЗДІЛ І. КРИТИЧНІСТЬ І БРОНЮВАННЯ СУМІСНИКІВ З 1 ВЕРЕСНЯ

❓ Запитання 1. Які існують види сумісництва та як кадровику чітко визначити, чи є працівник «основним», чи «сумісником»?

Відповідь від ВГО АППУ: Відповідно до ст. 102-1 КЗпП України, сумісництвом вважається виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи за трудовим договором у вільний від основної роботи час. Воно поділяється на два види:

• Внутрішнє сумісництво — робота на тому самому підприємстві у вільний від основних обов’язків час.
• Зовнішнє сумісництво — робота на будь-якому іншому підприємстві, в установі чи організації.

 Головний маркер визначення: Основне місце роботи визначається виключно заявою працівника, наказом про прийняття та відповідною ознакою в електронній звітності до Пенсійного фонду України. Людина може мати лише одне основне місце роботи і необмежену кількість місць роботи за сумісництвом. Сама посада чи характер роботи не впливають на статус — усе визначається виключно документально.

❓ Запитання 2. Які головні правила та підводні камені існують під час прийняття сумісника на роботу?

Відповідь від ВГО АППУ: Прийняття на роботу сумісника регулюється загальними нормами КЗпП України, але з урахуванням суворих нюансів:

• Роботодавець не має права вимагати від зовнішнього сумісника трудову книжку — лише паспорт, РНОКПП та військово-обліковий документ (ВОД).
• Обов’язково видається наказ із чітким формулюванням: «Прийняти на посаду за сумісництвом».
• Головний підводний камінь: Робота за сумісництвом має виконуватися виключно у вільний від основної роботи час. Оформлення сумісника на той самий графік, що й на основній роботі — це порушення законодавства про працю (ст. 265 КЗпП). Під час перевірок Держпраці фіксує такі факти й виносить припис про обов’язкове усунення порушення, невиконання якого тягне за собою фінансові санкції для бізнесу.

❓ Запитання 3. Чи потрібно вести військовий облік сумісників та чим загрожує ігнорування цього правила?

Відповідь від ВГО АППУ: Так, потрібно в обов’язковому порядку! Абзац 2 пункту 16 Порядку № 1487 імперативно встановлює, що військовий облік ведеться щодо усіх застрахованих осіб, які перебувають у трудових відносинах. Жодного винятку чи пільги для сумісників (ні зовнішніх, ні внутрішніх) законодавство не містить.

Якщо ви прийняли зовнішнього сумісника і не внесли його до Списків персонального військового обліку — це кваліфікується як порушення законодавства про мобілізаційну підготовку. Відповідно до ст. 210-1 КУпАП, штраф на керівника або відповідальну особу підприємства в умовах воєнного стану становить від 34 000 до 59 500 гривень. За результатами планового аудиту ТЦК зазвичай накладає один загальний штраф за сукупність виявлених порушень правил обліку, а не за кожного працівника окремо.

❓ Запитання 4. Чи можна забронювати працівника-сумісника з 1 вересня?

Відповідь від ВГО АППУ: Ні, забронювати зовнішнього сумісника неможливо. Позиція Мінекономіки та Міноборони, яка базується на нормах Постанови КМУ № 76, є непохитною: бронюванню підлягають лише ті військовозобов’язані, для яких ваше підприємство є основним місцем роботи. За захист і збереження працівника на трудовому фронті відповідає той роботодавець, у якого це місце роботи визначено як основне за трудовим договором та звітністю.

Виняток: У разі внутрішнього сумісництва працівник бронюється за своєю основною посадою на підприємстві, і таке бронювання покриває його роботу на цьому ж підприємстві загалом.

❓ Запитання 5. Як правильно включати сумісників до розрахунку ліміту (50%) для бронювання з 1 вересня?

Відповідь від ВГО АППУ: З 1 вересня діє суворе роз’яснення профільних міністерств: під час розрахунку загальної кількості військовозобов’язаних на підприємстві (від якої обчислюється ліміт у 50% для бронювання згідно з Постановою КМУ № 76) зовнішні сумісники НЕ враховуються. Ви берете до розрахунку чисельність військовозобов’язаних, які працюють за основним місцем роботи станом на дату подання списків. Штучне роздування ліміту за рахунок зовнішніх сумісників — це груба помилка, яка призведе до гарантованої відмови Мінекономіки у затвердженні списків на бронювання.

❓ Запитання 6. Як роботодавцю перевірити та підтвердити основне місце роботи працівника?

Відповідь від ВГО АППУ: Оскільки облік трудової діяльності тепер ведеться в електронній формі, найкращим і найбезпечнішим інструментом для перевірки статусу працівника згідно із Законом України № 2464-VI є витяг із Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (форми ОК-5 або ОК-7, або Додаток 9). Роботодавець має право попросити працівника надати таку довідку, сформовану через портал «Дія» або особистий кабінет Пенсійного фонду України. У цих документах відображаються актуальні відомості про трудові відносини із зазначенням назви страхувальника, що дає змогу чітко ідентифікувати наявність основного місця роботи на дату формування витягу.

📌 РОЗДІЛ ІІ. ОБОВ’ЯЗКОВІ ЗВІРКИ З ТЦК ДО 1 ГРУДНЯ ДЛЯ ВСІХ

❓ Запитання 7. Які існують способи проведення звірки даних із ТЦК сьогодні та який варіант обрати бізнесу, щоб не наразитися на штрафи?

Відповідь від ВГО АППУ: Пункт 46 Порядку № 1487 передбачає кілька шляхів комунікації, але реальність диктує свої умови. Наразі діють такі варіанти:• Паперовий (особистий візит або поштове відправлення). Офіційно ви можете надіслати списки та відомості звірки цінним листом з описом вкладення на адресу ТЦК. Проте більшість ТЦК наполягають на особистому візиті відповідальної особи з оригіналами документів.

• Електронна звірка (через «Дію» чи е-кабінет). Законодавчо цей інструмент анонсований, але повноцінного, автоматизованого функціоналу для масової щорічної звірки списків у реальному часі більшість регіональних ТЦК ще не впровадили.

Порада від ВГО АППУ: Чекати, що «до 1 грудня все саме запрацює в електронному вигляді» — це величезний ризик. Якщо 1 грудня мине, а звірку не проведено — ТЦК зафіксує невиконання обов’язкової норми. Готуйте паперові пакети документів та погоджуйте графік звірки з вашим районним ТЦК вже зараз, щоб мати залізне документальне підтвердження.

❓ Запитання 8. Чим відрізняється планова звірка від обов’язкової та чи потрібно здійснювати повторну звірку до 1 грудня, якщо підприємство вже звірялося в поточному році?

Відповідь від ВГО АППУ: Планова звірка — це регулярний процес, який здійснюється відповідно до затвердженого розпорядженням голови місцевої військової адміністрації (ОВА/РВА) графіка (пункт 45 Порядку № 1487). Обов’язкова звірка до 1 грудня — це щорічний тотальний дедлайн, закріплений пунктом 46 Порядку № 1487, до якого всі роботодавці мають фіналізувати та підтвердити актуальність даних своїх працівників за поточний рік.

Важливо: Якщо ваше підприємство вже проходило планову звірку з ТЦК в першій половині поточного року, і з того часу у вас не змінювалися військово-облікові дані працівників, не було нових прийнять на роботу чи звільнень — повторно проходити процедуру «з нуля» до 1 грудня не потрібно. У вас уже має бути відповідна відмітка в журналі обліку результатів перевірок. Якщо ж після останньої звірки відбулися кадрові зміни або зміни в документах працівників — ви зобов’язані актуалізувати ці дані до 1 грудня!

📌 РОЗДІЛ ІІІ. ЗМІНИ З 27 ЧЕРВНЯ ЩОДО ВІЙСЬКОВОГО ОБЛІКУ

❓ Запитання 9. Що таке Е-ВОД, як перевірити дату його формування та як роботодавцю не порушити правило «72 годин» під час прийняття працівника на роботу?

Відповідь від ВГО АППУ: З 27 червня, відповідно до норм Постанови КМУ № 812, які внесли зміни до базового Порядку № 1487, електронний військово-обліковий документ (Е-ВОД) отримав повноцінний цифровий режим перевірки під час працевлаштування. Головна пастка для кадровика полягає в тому, що Е-ВОД є дійсним для перевірки роботодавцем лише протягом 72 годин з моменту генерації його QR-коду.

Щоб діяти правильно, роботодавець зобов’язаний просканувати QR-код на Е-ВОД за допомогою смартфона через застосунок «Дія» або «Резерв+». Після сканування на екрані з’явиться актуальний статус документа з Реєстру «Оберіг», де буде зафіксовано точний час формування цього запиту. Перевірте, щоб із цього моменту до дати фактичного прийняття працівника на роботу (початку виконання обов’язків) минуло не більше 72 годин. Якщо час вичерпано, вимагайте від особи оновити документ прямо у вашій присутності.

❓ Запитання 10. Які нові правила заповнення Списків персонального військового обліку (Додаток 5) діють після 27 червня та чи потрібно терміново оновлювати всі списки на підприємстві?

Відповідь від ВГО АППУ: Червневі зміни до Порядку № 1487 уточнили форму Списків персонального військового обліку (Додаток 5). Зокрема, тепер у списках обов’язково мають відображатися відомості про реєстраційний номер Е-ВОД та унікальний номер запису в ЄДРПВР «Оберіг» (за наявності). Якщо ваші списки велися за старою формою або до них не внесено нові дані з ВОД нового зразка (зокрема, відомості за результатами оновлення даних громадянами відповідно до Закону № 3633-IX), їх необхідно актуалізувати. Усі кадрові зміни, зміни сімейного стану, посади, а головне — дані нових Е-ВОД, мають бути внесені до чинних Списків у п’ятиденний строк. Пам’ятайте, що саме ці Списки (Додаток 5) разом із Відомістю оперативного обліку (Додаток 12) є головним об’єктом вивчення під час перевірки ТЦК.

📌 РОЗДІЛ ІV. ПЕРЕВІРКА ТЦК, ШТРАФИ ТА ТИПОВІ ПОМИЛКИ РОБОТОДАВЦІВ

❓ Запитання 11. Які існують види перевірок ТЦК та як дізнатися, чи внесено ваше підприємство до плану перевірок?

Відповідь від ВГО АППУ: Перевірки ТЦК щодо ведення військового обліку регулюються Додатком 31 до Порядку № 1487 і поділяються на два види:

• Планові — здійснюються відповідно до розпорядження голови місцевої військової адміністрації (ОВА/РВА). План-графік перевірок підприємств на наступний рік затверджується щороку до 1 грудня поточного року. Дізнатися, чи включено підприємство до плану, можна на офіційному вебсайті вашої місцевої ОВА/РВА.
• Позапланові — проводяться без попереднього внесення до річних планів. Підставою згідно з Порядком № 1487 є неотримання відповіді на розпорядження ТЦК, ігнорування обов’язкових повідомлень про прийняття або звільнення працівників чи виявлення значних розбіжностей під час звірки.

❓ Запитання 12. Як і коли ТЦК повідомляє про початок перевірки та чи можуть представники центру прийти без попередження?

Відповідь від ВГО АППУ: Відповідно до законодавства, про проведення планової перевірки ТЦК зобов’язаний офіційно повідомити керівника підприємства не пізніше ніж за 10 діб до її початку (Додаток 31 до Порядку № 1487) письмовим офіційним листом. Проте, якщо йдеться про позапланову перевірку через системні порушення чи ігнорування розпоряджень ТЦК або в межах спільних рейдів із контролюючими органами (наприклад, перевірки підприємств оборонно-промислового (ОПК), паливно-енергетичного (ПЕК) чи агропромислового (АПК) секторів відповідно до Постанови КМУ № 560), представники ТЦК разом із розпорядженням керівника ТЦК можуть з’явитися на підприємстві фактично без завчасного повідомлення.

❓ До кого з роботодавців і чому представники ТЦК прийдуть із перевіркою найближчим часом?

Відповідь від ВГО АППУ:

Під особливу увагу ТЦК та Генерального штабу зараз потрапляють такі суб’єкти:

• підприємства ОПК, ПЕК та АПК, оскільки вони мають стратегічне значення для держави та масово користуються правом на бронювання до 100% або 50% персоналу відповідно до Постанови КМУ № 76 (держава жорстко контролює реальність ведення обліку на таких підприємствах);
• підприємства, які отримали статус критично важливих, але не подали вчасно або подали з помилками щоквартальну звітність;
• роботодавці, які ігнорують розпорядження ТЦК про виклик працівників (пункту 47 Порядку № 1487).

🗂️ ТОП-10 ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ ТРЕБА ПІДГОТУВАТИ ДО ПЕРЕВІРКИ ТЦК

Експерти ВГО АППУ підготували чек-лист документів згідно з Додатком 31 до Порядку № 1487, які комісія вимагатиме насамперед:

1. Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку на підприємстві, та наказ про затвердження її посадової інструкції (із зафіксованою доплатою до 50% згідно з пунктом 10 Порядку № 1487).
2. Списки персонального військового обліку (Додаток 5 до Порядку № 1487), роздруковані, підписані керівником та завірені печаткою.
3. Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (Додаток 12).
4. Журнал обліку результатів перевірок стану ведення військового обліку (Додаток 6) — має бути прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою.
5. Журнал обліку розписок про прийняття військово-облікових документів (а також бланкових документів і наказів за наявності спеціального обліку).
6. Документи, що підтверджують повідомлення ТЦК про прийняття на роботу або звільнення з роботи працівників (Додаток 4) з відмітками ТЦК або поштовими квитанціями.
7. Офіційно погоджений План роботи з ведення військового обліку на поточний рік (пункт 37 Порядку № 1487).
8. Справи з копіями військово-облікових документів працівників (або роздруковані Е-ВОД з відміткою про успішну перевірку протягом 72 годин).
9. Документи, що підтверджують право на бронювання (витяги з наказів Мінекономіки, повідомлення про зарахування на спеціальний військовий облік).
10. Документи, що підтверджують проведення звірки облікових даних із ТЦК (акти звірок, супровідні листи, відповідні журнали).

📝 ТОП-5 КРИТИЧНИХ ПОМИЛОК БІЗНЕСУ ПІД ЧАС АУДИТУ ТЦК

Комісія оцінює ведення обліку за бальною системою відповідно до критеріїв Порядку № 1487. Щоб не втратити бали та уникнути штрафів, перевірте п’ять головних фокусів:

• Відсутність доплати відповідальній особі. Якщо наказ про призначення відповідального працівника є, а передбачена законодавством доплата (до 50% згідно з пунктом 10 Порядку № 1487) не виплачується — це автоматичне порушення.
• Ігнорування встановлених строків. Внесення змін до Списків (Додаток 5) із порушенням 5-денного строку або повідомлення ТЦК про прийняття чи звільнення працівників із запізненням (понад 7 днів) фіксується як системне правопорушення.
• Прийняття на роботу за протермінованими Е-ВОД. Перевірка Е-ВОД через QR-код є обов’язковою. Якщо між генерацією документа в «Резерв+» та фактичним початком роботи минуло понад 72 години — документ вважається недійсним для працевлаштування.
• Відсутність погодженого Плану роботи. План роботи на поточний рік (пункт 37 Порядку № 1487) має бути не просто роздрукований, а офіційно затверджений керівником і погоджений із місцевим ТЦК.
• Ігнорування розпоряджень про виклик. Якщо підприємство отримало розпорядження ТЦК, але не видало внутрішній наказ про оповіщення працівників і не ознайомило їх під особистий підпис (згідно з пунктом 47) — це пряма підстава для позапланової перевірки та максимального штрафу.

⚡️ Головний висновок від ВГО АППУ: Військовий облік сьогодні — це питання фінансової та юридичної безпеки вашого бізнесу. Штрафи у розмірі до 59 500 грн за системні порушення відповідно до ст. 210-1 КУпАП можуть стати критичним ударом для компанії. Готуйтеся заздалегідь, здійснюйте звірки до 1 грудня і тримайте документацію в ідеальному порядку!

👉 Підписуйтесь на офіційну сторінку ВГО АППУ за посиланням: https://www.facebook.com/appu.tau

Ми завжди на захисті ваших прав — надаємо перевірену аналітику та готові алгоритми дій.

🚀 Нагадуємо, що фахові відповіді на ваші запитання в коментарях Генеральна дирекція надає виключно для підписників нашої сторінки!

З повагою та турботою про кожного платника податків

Віцепрезидент,

Генеральний директор ВГО АППУ

Людмила ГЕРАСИМЕНКО