Офіційне роз’яснення ДПС України на запит ВГО АППУ: як обчислювати строки давності перевірок та зберігання первинних документів після 1 серпня 2026 року

Шановні платники податків!

У зв’язку з численними запитами бізнесу та неоднозначною практикою податкових перевірок на місцях після проходження трирічного рубежу з моменту відновлення строків, Генеральна дирекція ВГО АППУ 30 липня 2026 року звернулася із запитом до ДПС України.

Асоціація отримала офіційну відповідь ДПС України від 28.08.2026 року                    за № 23672/6/99-00-07-05-02-06. Пропонуємо детальний аналіз ключових правових позицій контролюючого органу, які допоможуть захистити ваш бізнес від безпідставних штрафів.

Чому дата 1 серпня 2026 року є важливою?

Для розуміння логіки правовідносин та офіційної позиції ДПС України платникам податків слід звернути увагу на два ключові аспекти:

• Завершення трирічного періоду після Закону № 3219-IX: 1 серпня 2023 року набрав чинності Закон № 3219-IX, який скасував загальне зупинення податкових строків давності (підпункт 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ). Відповідно, 1 серпня 2026 року минуло рівно три роки (1095 днів) з моменту цього перезапуску. Для багатьох платників податків ця дата вважалася моментом автоматичного спливу строків за старими податковими періодами.
• Позиція ДПС щодо індивідуального розрахунку: Контролюючий орган у своєму листі прямо наголошує: 08.2023 року не може вважатися єдиною датою поновлення відліку строків давності щодо всіх документальних перевірок. ДПС офіційно роз’яснює, що обчислення строків здійснюється окремо щодо кожної документальної перевірки з урахуванням конкретних періодів зупинення та особливостей кожної декларації, оскільки єдиного «лінійного» календарного відліку через ковідні та воєнні мораторії не існує.

📊 1. ГАРАНТІЇ СТАТТІ 102 ПКУ ТА МЕХАНІЗМ ЗУПИНЕННЯ СТРОКІВ

Контролюючий орган нагадує, що за загальним правилом пункту 102.1 статті 102 ПКУ, ДПС має право самостійно визначити грошові зобов’язання платника податків не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня — у разі проведення перевірки щодо ТЦУ та КІК, а також застосування вимог пункту 141.4 статті 141 ПКУ). Цей строк відраховується від граничного строку подання податкової декларації (або граничного строку сплати зобов’язань, нарахованих ДПС), а якщо вона була надана пізніше — з дня її фактичного подання. Якщо протягом цього строку контролюючий орган не визначив зобов’язання, платник вважається вільним від нього, а спір стосовно такої декларації чи податкового повідомлення-рішення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

🚨 Але увага! Головна пастка в розрахунках:

ДПС чітко наголошує: під час обчислення строків давності повністю виключається період їх зупинення з 18.03.2020 до 31.07.2023 включно. Це час дії COVID-мораторію та перших 17 місяців воєнного стану.

Принцип індивідуального розрахунку: Оскільки перебіг 1095 днів зупинявся, 01.08.2023 року не є єдиною датою для автоматичного спливу строків щодо всього бізнесу. Контролюючі органи обчислюють строки окремо щодо кожної перевірки. При цьому враховуються:

• конкретний податковий (звітний) період;
• граничний строк та фактична дата подання декларації (або уточнюючого розрахунку);
• факт перебування відповідного періоду в межах проміжку з 18.03.2020 по 31.07.2023 року, коли відлік строків давності був загалом зупинений або не розпочинався.

📂 2. СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ: НА ЩО ПОДАТКОВА РОБИТЬ ОСОБЛИВИЙ АКЦЕНТ

Це один із найбільш критичних блоків для бухгалтерських служб підприємств. ДПС посилається на імперативну норму пункту 44.1 статті 44 ПКУ: платникам податків категорично забороняється формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених первинними документами, регістрами бухгалтерського обліку чи фінансовою звітністю.

🔥 Важливий правовий зв’язок:

Контролюючий орган офіційно підтвердив, що передбачені пунктом 44.3 статті 44 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, визначених пунктом 102.3 статті 102 та підрозділом 10 розділу ХХ ПКУ. Аналогічна вимога щодо продовження строків міститься і в абзаці другому підпункту 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» Кодексу.

Прямий висновок ДПС:

Платники податків зобов’язані зберігати документи протягом строків, визначених Переліком № 578/5 (зокрема, стаття 336 передбачає строк у 5 років для більшості первинних документів, що стали підставою для записів у бухобліку).

Ці строки в жодному разі не можуть бути коротшими за строки, встановлені у статті 44 ПКУ, та мають обов’язково обчислюватися з урахуванням конкретних періодів зупинення, які тривали з 18.03.2020 по 31.07.2023 року. Таким чином, загальний строк обов’язкового зберігання первинних документів за «ковідні» та воєнні періоди збільшується пропорційно до часу, протягом якого відлік строків давності перебував на паузі.

🛑 3. ПРОЦЕДУРА ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ШТРАФНІ САНКЦІЇ

Податкова служба чітко попереджає бізнес про наслідки передчасного або неправильного знищення документів, а також про заходи фінансової відповідальності.

Заборона на самовільне знищення архівів:

ДПС наголошує, що відповідно до пункту 2.13 Переліку № 578/5 та Правил № 1000/5, знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності забороняється. Навіть у разі виявлення невиправно пошкоджених справ обов’язково складається відповідний акт, який схвалює експертна комісія та затверджує керівник установи.

🚨 Фінансова відповідальність (Стаття 121 ПКУ):

• За незабезпечення зберігання: Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів протягом установлених строків або їх ненадання при здійсненні податкового контролю тягне за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень, а за повторне порушення протягом року — 2040 гривень (пункт 121.1 статті 121 ПКУ).
• За ненадання документів на запит ДПС: Неподання або подання не в повному обсязі документів чи інформації на запит контролюючого органу (надісланий на підставі підпунктів 6–8 п.п. 73.3.1 ПКУ) тягне за собою штраф у розмірі 5 мінімальних заробітних плат (станом на 1 січня звітного року) за кожний такий факт. В інших випадках неподання документів на запит за статтею 73 ПКУ штраф становить одну мінімальну заробітну плату за кожен факт. Сплата цих штрафів не звільняє від обов’язку надати інформацію.

Презюмування відсутності (Пункт 44.6 ПКУ):

Якщо до закінчення перевірки (або у строки для подання заперечень) платник податків не надає документи, що підтверджують показники звітності, вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення такої звітності.

⚠️ Чим це загрожує бізнесу?

Правовим наслідком визнання документів «відсутніми» за пунктом 44.6 ПКУ є те, що контролюючий орган отримує підстави для невизнання витрат підприємства та податкового кредиту з ПДВ. Це неминуче призводить до донарахування значних сум податкових зобов’язань, застосування штрафних санкцій та нарахування пені.

💡 ПРАКТИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ВГО АППУ ДЛЯ КЕРІВНИКІВ ТА БУХГАЛТЕРІВ:

1. Повна заборона на передчасне знищення документів: Категорично забороніть вилучення та знищення первинних документів, касових та банківських книг за 2020–2023 роки, навіть якщо за звичайним календарним відліком уже минуло 3 або 5 років. Строки їх зберігання подовжено на період дії податкових мораторіїв.
2. Індивідуальний аудит строків давності: Спільно з юридичною службою прорахуйте точну дату завершення строку давності для кожного критичного звітного періоду вашої компанії. Обов’язково враховуйте дату граничного строку, факт перебування періоду в межах ковідно-воєнної «паузи», а також дату фактичного подання декларацій чи уточнюючих розрахунків.
3. Обов’язкова експертиза цінності: Відповідно до Переліку, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, знищувати будь-які документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності суворо заборонено.

Пам’ятайте: кожен конкретний випадок виникнення податкових правовідносин є унікальним і потребує глибокого аналізу відповідних документів, матеріалів та фактичних обставин.

Ви завжди можете розраховувати на всебічну експертну та правову підтримку фахівців Генеральної дирекції ВГО АППУ.

З повагою,

Віцепрезидент, Генеральний директор ВГО АППУ

Людмила ГЕРАСИМЕНКО