Повідомлення про прийняття працівника на роботу: обов’язок страхувальника, який не можна ігнорувати

Оформлення працівника на роботу в Україні — це не лише підписання трудового договору чи видання наказу. Одним із ключових обов’язків роботодавця (страхувальника) є подання повідомлення про прийняття працівника на роботу до органів ДПС. Саме цей етап часто стає предметом перевірок та штрафів.

❗️Подавати повідомлення повинні всі страхувальники, незалежно від форми власності, які використовують найману працю.

🚩 Обов’язок поширюється на всіх працівників, з якими укладаються трудові договори.

🔹Це питання регулюють:

✅•  Кодекс законів про працю України (частина 3 статті 24);

✅•  Постанова Кабінету Міністрів України № 413 від 17.06.2015 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу»;

✅•  нормативні акти ДПС щодо електронного подання звітності;

✅• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;

✅•  Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» — при поданні через КЕП.

🔹Коли подається повідомлення ❓

🚩 Повідомлення подається до початку роботи працівника.

🚩 Тобто алгоритм має бути таким:

✅ 1. Видання наказу (розпорядження) про прийняття.

✅  2. Подання повідомлення до ДПС.

3. Допуск працівника до роботи.

🚩 Якщо працівник фактично приступив до роботи раніше, ніж подано повідомлення, це може розцінюватися як порушення законодавства про працю.

🔹Яким способом подається повідомлення ❓

🚩 Роботодавець може подати повідомлення:

✅ •  засобами електронного зв’язку з КЕП;

✅ •  на паперових носіях разом з електронною копією;

✅ •  лише на папері — якщо трудові договори укладено не більш як із п’ятьма працівниками.

🚩 Найчастіше роботодавці використовують електронний кабінет платника податків або бухгалтерські програми.

🔹Які дані зазначаються ❓

🚩 У повідомленні вказуються:

✅ •  дані роботодавця;

✅ •  дані працівника;

✅ •  номер і дата наказу;

✅ •  дата початку роботи;

✅ •  тип повідомлення (початкове, скасовуюче тощо).

🚩 Важливо уважно перевіряти інформацію, адже помилки можуть спричинити необхідність подання скасовуючих документів.

🔹Чи потрібно подавати повідомлення під час воєнного стану ❓

🚩 Так. Воєнний стан не скасував обов’язок подавати повідомлення про прийняття працівника на роботу.

🚩 Навіть якщо працівника приймають:

✅• без конкурсної процедури;

✅•  за строковим трудовим договором;

✅•  на період заміщення;

✅•  дистанційно чи за сумісництвом,

роботодавець все одно має подати повідомлення до ДПС до фактичного допуску до роботи.

🔹Яка відповідальність за неподання ❓

🚩 За неподання або несвоєчасне подання повідомлення про прийняття працівника на роботу може наставати фінансова та адміністративна відповідальність.

🔹Чим передбачений штраф ❓

🚩 Основна норма — стаття 265 Кодексу законів про працю України (КЗпП).

Відповідальність застосовується органами Держпраці.

Який саме штраф ❓

1. Якщо трудові відносини оформлені, але повідомлення не подано

Коли:

✅•  є наказ про прийняття;

✅•  укладений трудовий договір;

✅•  нараховується зарплата;

✅•  сплачуються податки та ЄСВ,

але роботодавець не подав повідомлення до ДПС — це зазвичай кваліфікують як “інші порушення трудового законодавства”.

🚩 У такому випадку штраф:

➡️ 1 мінімальна заробітна плата за кожне порушення;

при повторному порушенні протягом року — 2 мінімальні зарплати.

2. Якщо працівника допустили до роботи без оформлення

🚩 Якщо:

✅•  працівник фактично працює;

✅•  трудовий договір не оформлений;

✅•  або немає наказу;

✅•  або працівника допустили до роботи “в тіньовому” режимі,

тоді застосовується більш сувора санкція:

✔ ➡️ 10 мінімальних заробітних плат за кожного працівника (для платників єдиного податку першої — третьої груп, застосовується попередження).

✔️ Важливий нюанс із судової практики

✔ Суди неодноразово звертали увагу:

> неподання повідомлення саме по собі ще не означає, що трудові відносини не оформлені.

🚩 Тому штраф у 10 мінімальних зарплат не завжди є законним, якщо роботодавець може підтвердити:

✅•  наказ;

✅•  трудовий договір;

✅•  табелі;

✅•  виплату зарплати;

✅•  сплату ЄСВ.

🔹Адміністративна відповідальність

Окремо посадових осіб або ФОП можуть притягнути до відповідальності за:

• статтею 41 КУпАП.

Там передбачений адміністративний штраф за порушення трудового законодавства.

🚩 Крім штрафів, роботодавець може отримати:

✅•  припис Держпраці;

✅•  адміністративну відповідальність посадових осіб;

✅•  судові спори щодо трудових відносин;

✅•  проблеми з підтвердженням страхового стажу працівника.

📍Важливий нюанс для роботодавців

🚩 Повідомлення про прийняття працівника не замінює:

✅•  наказ про прийняття;

✅•  трудовий договір;

✅•  ведення кадрової документації;

✅•  подання звітності щодо ЄСВ та зарплати.

🚩 Це окремий обов’язковий елемент належного оформлення трудових відносин.

📌Висновок

🚩 Подання повідомлення про прийняття працівника на роботу — це базова, але критично важлива вимога трудового законодавства. Саме вона підтверджує офіційний початок трудових відносин та захищає як працівника, так і роботодавця.

🚩 В умовах посиленого контролю за легалізацією праці роботодавцям варто особливо уважно ставитися до строків і правильності подання таких повідомлень, адже навіть формальна помилка може коштувати дорого.

✔ Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради

https://www.facebook.com/photo/?fbid=1283370230578285&set=a.250126790569306