ТОП-10 змін у діловодстві 2026

2026 році Мін’юст суттєво оновив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ від 16.03.2026 №667/5).

Це базовий документ для:

✔️ органів влади

✔️ ОМС

✔️підприємств і установ

✅  1. Чітке правило для позначки «Копія»

👉 Тепер обов’язково:

ставиться у правому верхньому куті першого аркуша

⚠️ Відсутність = порушення (важливо для кадрових наказів, особових справ)

✅  2. Нові правила знищення документів

Вперше деталізовано процедуру:

✔️ акт + обов’язкова довідка (для фіндокументів)

✔️ підтвердження:

🔹відсутності перевірок

🔹судових спорів

🔹потреби для відшкодування шкоди від війни

✅  3. Розширено перелік архівних документів

Додано:

✔️ персоніфіковані дані про зарплату

✔️ виплати застрахованих осіб

👉 Це впливає на:

🔹строки зберігання

🔹 кадрове діловодство

✅  4. Новий розділ: діловодство під час війни

Вперше врегульовано:

✔️ евакуацію документів

✔️фіксацію пошкоджень

✔️дії при втраті/викраденні

✔️роботу під час мобілізації

✅ 5. Дії після деокупації

Визначено порядок:

✔️ відновлення документів

✔️обліку втрат

✔️підтвердження пошкоджень (у т.ч. фото/відео)

✅ 6. Електронний документообіг — новий рівень

Уточнено:

✔️ використання удосконаленого електронного підпису та печатки

✔️момент створення електронної копії

✔️прив’язка реєстрації документа до підписання

✅  7. Врегульовано копії документів

Чітко визначено:

✔️ де і як ставити «Копія»

✔️правила для:

🔹 кадрових документів

🔹копій для працівників

🔹 архівних витягів

✅ 8. Оновлено правила архівування

Нововведення:

✔️ фонд користування (у т.ч. цифровий)

✔️ моніторинг архівів з окупованих територій

✅ 9. Нові підходи до електронних документів

Врегульовано:

✔️роботу з XML-документами

✔️конвертацію форматів

✔️електронні комунікації

✅ 10. Скасовано старі норми

❌ Втратив чинність наказ 2015 року щодо документів із зони АТО

⚠️ Що це означає для кадровиків і юристів ⁉

✅  Обов’язково перевірити:

✔️ особові справи (наявність «Копія»)

✔️номенклатуру справ

✔️ порядок знищення документів

✔️ політику електронного документообігу

Джерело:

https://www.facebook.com/photo/?fbid=1243899394525369&set=a.250126790569306