Роз’яснення Держпраці щодо комунікацій між працівником і роботодавцем в умовах воєнного стану
Електронні трудові відносини під час війни: накази, повідомлення і комунікація онлайн.
У період воєнного стану цифровізація трудових процесів стала не просто зручністю, а необхідністю. Держпраці нагадує: працівники та роботодавці можуть повністю переходити на електронний формат документообігу — від наказів до повідомлень — за умови дотримання вимог законодавства.
Тепер ознайомлення працівників з наказами, повідомленнями, змінами в трудових відносинах або іншими офіційними документами можна здійснювати через електронні комунікаційні мережі, якщо це передбачено трудовим договором. Для підтвердження автентичності сторони використовують удосконалений або кваліфікований електронний підпис. Це дозволяє повністю замінити паперові документи на електронні — без втрати юридичної сили.
Закон України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» надає сторонам право домовитися про будь-які доступні способи обміну документами. Це може бути електронна пошта, месенджери або корпоративні сервіси, визначені за згодою сторін. Головне — забезпечити безперервний зв’язок та оперативне інформування.
Обов’язок підтримувати актуальні контакти лежить на обох сторонах. І працівник, і роботодавець мають упродовж 10 днів повідомляти одне одного про зміну місця проживання, електронної адреси чи номера телефону. Якщо хтось цього не зробив — вважається, що повідомлення, надіслане за останніми відомими контактами, отримане належним чином.
У разі відсутності поштового або електронного зв’язку допускається навіть повідомлення через SMS або дзвінок на офіційний номер. Такий гнучкий підхід забезпечує безперервність комунікації навіть у складних умовах війни.
Електронний документообіг у трудових відносинах — це не тимчасова міра, а крок до сучасної, безпаперової взаємодії між працівником і роботодавцем, яка вже сьогодні має повну юридичну силу.
Згідно з частиною третьою статті 29 Кодексу законів про працю України ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної пунктом 4 частини першої цієї статті, що доводиться до втома працівників у порядку, встановленому цією статтею.
Частинами другою — четвертою статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі — Закон) визначено, що у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Кожна із сторін трудового договору зобов’язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо. Виконання цього обов’язку забезпечується:
роботодавцем — шляхом внесення відповідних змін до відомостей про нього, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
роботодавцем — фізичною особою, яка не є підприємцем, — шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
працівником — шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. У разі відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений з використанням засобів телефонного зв’язку шляхом надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.
У разі якщо одна із сторін трудового договору не виконує вимогу, передбачену частиною третьою статті 7 Закону, здійснення іншою стороною трудового договору комунікації за останніми відомими їй адресою місцезнаходження (місця проживання), адресою електронної пошти або номером телефону вважається належним виконанням такою стороною вимоги щодо повідомлення іншої сторони трудового договору.
У разі відсутності поштового зв’язку та/або технічних засобів електронних комунікацій за останніми відомими контактними даними визначена законодавством вимога щодо повідомлення такої сторони про виникнення та/або припинення трудових прав та обов’язків та/або про припинення/розірвання трудового договору не застосовується.
Джерело: лист Держпраці від 23.10.2025 №1754/2.3/2.1-ЗВ-25а