Мін’юст оновив правила діловодства та архівного зберігання документів
🚩 Набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 16 березня 2026 року № 667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року № 1656/5».
🚩 Зміни стосуються порядку ✔ оформлення документів, ✔ проведення експертизи їх цінності, ✔ вилучення для знищення, а також ✔ доповнення складу документів тривалого зберігання. Окрему увагу приділено роботі з документами в умовах воєнного стану: ✔ визначено порядок поводження з документами та їх ✔ зберігання в умовах особливого періоду, включаючи питання їх переміщення, обліку та збереження.
🚩 Впроваджено ✔ новий розділ, присвячений діловодству в особливий період, що є критично важливим для суб’єктів у зонах ризику.
🚩 Нові вимоги до оформлення документів
📢 Уточнено проставлення позначки «Копія». ❗ Тепер вона обов’язково розміщується на лицьовому боці ❗ у правому верхньому куті першого аркуша документа. Це уніфікує оформлення копій у різних установах та усуває практичні помилки через різночитання норм.
🚩 Актуалізація термінології
📢 Змінено формулювання: замість «місцевих органів влади» тепер вживається термін ✔ «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування». Це уточнення впорядковує коло суб’єктів, які формують та передають документи.
🚩 Оновлення процедур вилучення та знищення документів
📢Акти про вилучення для знищення документів відтепер ✔ формуватимуться на підставі номенклатури справ.
🚩 Передбачена додаткова довідка при знищенні фінансових документів, у якій зазначаються відомості про:
✅- відсутність податкових перевірок та фінконтролю;
✅- сплив мінімального строку зберігання;
✅- відсутність документів, важливих для відшкодування збитків від агресії рф;
✅- відсутність спорів і судових проваджень;
✅- відсутність документів, що підпадають під статті 39 і 39-2 ПКУ.
Це посилює контроль за знищенням важливих документів та запобігає втраті цінної інформації.
🚩 Доповнення переліку документів тривалого зберігання
📢 До цього переліку додано нову категорію: ✔ персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованим особам.
🚩 Передача документів після реорганізації органів влади
✔ Конкретизовано порядок передачі документів під час реорганізації територіальних органів міністерств та центральних органів влади, включно з випадками створення відокремлених підрозділів.
🚩 Поводження з документами в умовах особливого періоду
📢 Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду. У ньому визначено ✔ порядок організації діловодства під час мобілізації та воєнного стану, ✔ передачі архівних документів, ✔їх евакуації, ✔ фіксації пошкоджень, а також дій ✔ у разі втрати або викрадення документів.
🚩 Зокрема у ньому передбачено таке:
✅- керівник установи видає документ, що визначає порядок діловодства під час мобілізації, активних бойових дій, тимчасової окупації та демобілізації;
✅- документи з територій бойових дій або тимчасово окупованих передаються до архіву за місцем припинення установи або до органу вищого рівня в іншому регіоні;
✅- архівна установа повідомляє Державну архівну службу України про прийняття документів на зберігання, їхню кількість, дату і місцезнаходження, забезпечити збереження документів та недопущення витоку інформації про їхнє місцезнаходження (порядок евакуації, зберігання та знищення документів визначено окремим наказом Мін’юсту № 3194/5);
✅- після деокупації території спеціальна комісія оглядає приміщення, де зберігались документи, та фіксує пошкодження, втрати або знищення документів, проводить детальну фото- і відеофіксацію, складає акти разом із поліцією, ДСНС та місцевою владою;
✅- у разі викрадення або втрати архівних документів установи повідомляють про це Державній архівній службі, здійснюють заходи з фіксації втрат та, за можливості, відновлення документів.
❗ Ці зміни спрямовані на забезпечення збереженості документів історичної, правової та доказової цінності у складних умовах воєнного часу. ❗
✔ Джерело: