14 листопада — останній день для розробки номенклатури справ відділу кадрів на наступний рік
Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ структурного підрозділу (в т. ч. відділу кадрів) розроблюється не пізніше 15 листопада поточного року, а отже, останнім днем для розробки номенклатури справ відділу кадрів на наступний рік є 14 листопада. Цей обов’язок покладено на посадових осіб, відповідальних за діловодство в структурному підрозділі.
Номенклатура справ розроблюється на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності структурного підрозділу із залученням фахівців, які працюють у ньому, і підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів), що передбачено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5.
Джерело:
Коли потрібно розробити номенклатуру справ
У які строки складається зведена номенклатура справ підприємства та номенклатура справ відділу?
Відповідно до п. 21 глави 1 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), погоджена з експертно-перевірною комісією (експертною комісією) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради (експертною комісією органу вищого рівня) номенклатура справ установи, організації чи підприємства уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи, організації чи підприємства не пізніше грудня поточного року та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Проте номенклатуру справ структурного підрозділу потрібно сформувати дещо раніше. Згідно з п. 8 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5 вона розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву установи, організації чи підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).
Водночас номенклатура справ підприємства підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання (п. 15 глави І розділу IV Правил № 1000/5).
Джерело:
https://profpressa.com/consulting/answers/koli-potribno-rozrobiti-nomenklaturu-sprav/
Чи є відповідальність за відсутність номенклатури справ
Законодавство не встановлює відповідальності за відсутність на підприємстві затвердженої номенклатури справ. Але, якщо в результаті недбалого ставлення до зберігання документів деякі документи підприємства, у тому числі кадрові, будуть втрачені, або знищені передчасно, цей факт уже може бути підставою до застосування штрафів, розмір яких залежатиме від того, про які саме документи йдеться.
Наприклад, якщо такі документи стосуються:
оподаткування, то буде відповідальність на підставі ст. 121 ПКУ;
трудових відносин — на підставі ст. 265 КЗпП.
Отже, складання та затвердження номенклатури справ допоможе підприємству систематизувати документи та визначити строки їх зберігання, а це своєю чергою сприятиме тому, що той чи інший документ не буде втрачений.
За відсутність номенклатури справ прямої відповідальності не передбачено законодавством. Однак, її відсутність може призвести до порушень, що вже несуть відповідальність: втрати або передчасного знищення документів, що підпадають під дію Закону України «Про Національний архівний фонд» та архівні установи, за що передбачений штраф відповідно до статті 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КпАП).
Наслідки відсутності номенклатури справ
Втрата документів: Без номенклатури складно вести облік, що може призвести до втрати важливих документів, особливо якщо вони підлягають тривалому зберіганню.
Передчасне знищення документів: Неправильне визначення строків зберігання документів може призвести до їх передчасного знищення, що є адміністративним правопорушенням.
Штрафи: За неправильне зберігання, псування, знищення або приховування документів Національного архівного фонду (НАФ) накладається штраф.
При першому порушенні: від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг).
При повторному порушенні: від 10 до 40 нмдг.
Важливість номенклатури справ
Порядок у діловодстві: Номенклатура допомагає систематизувати документообіг, що робить його більш керованим.
Визначення строків зберігання: Вона є основою для визначення термінів зберігання документів, що допомагає уникнути їх передчасного знищення.
Оперативний пошук: Номенклатура справ спрощує пошук документів за їх змістом та видом.
Висновок: Хоча прямої відповідальності за відсутність номенклатури немає, її відсутність створює передумови для адміністративних правопорушень, що караються штрафами. Тому складати номенклатуру справ є обов’язковим для забезпечення правильного ведення діловодства.