Копії документів в особових справах працівників: як уникнути помилок

Чи існують особливості виготовлення та засвідчення копій документів працівника, що будуть долучені до його особової справи? Яких помилок варто уникати під час їх оформлення і чим це унормовано? Про це дізнаєтеся зі статті

Чи допускається виготовлення двосторонньої копії особового документа

Ні, неможна копії документів працівника для особової справи оформлювати з обох боків аркуша, наприклад: на лицьовому боці – один розворот паспорта, на зворотному – інший.

Копії документів працівника, що увійдуть до особової справи, слід оформлювати з одного боку аркуша. Це пояснюється тим, що особова справа має тривалий строк зберігання – 75 років після звільнення працівника згідно з п. «в» ст. 493 Переліку ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 ) типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n2 ).

А згідно з вимогами п. 7.11 ( https://storage.kadroland.com/files/DSTU_4163-2020.pdf ) Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020 ( https://storage.kadroland.com/files/DSTU_4163-2020.pdf ) тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша.

Водночас законодавство не забороняє розміщувати на одному боці аркуша копії кількох сторінок одного особового документа. Тому на одному аркуші можна відтворити кілька розворотів паспорта-книжечки або обидва боки ID-картки за умови, що копії є повними, чіткими, придатними для читання та на аркуші залишається достатньо місця для оформлення відмітки про засвідчення копії.

Чи можна об’єднати на одному аркуші кілька копій різних особових документів

Ні, неможна.

Наприклад, не можна на одному аркуші розмістити копію ідентифікаційного коду та диплома працівника.

Особова справа формується з окремих документів, кожен з яких має власний порядковий номер аркуша та окремо вноситься до внутрішнього опису документів особової справи. Тому копію кожного особового документа доцільно виготовляти на окремому аркуші.

Такий підхід відповідає вимогам абз. 2 п. 12 гл. 2 р. IV Правил ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 ) організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/paran1529#n2 ) (далі – Правила № 1000/5).

Отже, копія РНОКПП і копія диплома мають оформлюватися як окремі документи на окремих аркушах.

Чи може директор засвідчувати копії особових документів

Так, може.

Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Тому кожна копія документа, що долучається до особової справи, має бути завірена належним чином, як це встановлено у п. 8 гл. 11 р. ІІ Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 ), а саме:

1. відмітка (штамп) «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа;
2. напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється у нижній частині аркуша на вільному від тексту місці.

Особою, яка безпосередньо виготовляє та засвідчує копії документів під час прийняття працівників на роботу та надалі при веденні їх особових справ, зазвичай є працівник кадрової служби, секретар або діловод. Водночас законодавство не забороняє керівнику юридичної особи засвідчувати такі копії. Такий варіант можливий, наприклад, на малому безструктурному підприємстві, у штаті якого немає секретаря чи іншого працівника, відповідального за ведення кадрового діловодства. У такому разі директор може самостійно приймати працівників на роботу, перевіряти їхні особові документи, виготовляти та засвідчувати копії цих документів, а також вести особові справи.

Чи підходить для особової справи роздруковане фото паспорта

Так, подання фотокопій допускається, але за певних умов.

Сам по собі факт, що копія паспорта є роздрукованою фотографією, зробленою на телефон, не свідчить про її недійсність. Вирішальне значення має не спосіб виготовлення копії, а можливість перевірити її відповідність оригіналу документа.

Тому під час прийняття на роботу працівник має пред’явити роботодавцю оригінали особових документів – паспорта, документів про освіту, посвідчень, свідоцтв, довідок тощо. Після перевірки оригіналу уповноважена роботодавцем особа виготовляє власноручно або засвідчує надану працівником копію документа для долучення її до особової справи.

Якщо працівник надав лише роздруковану фотографію паспорта, а оригінал документа роботодавцю не пред’являв взагалі, то використовувати таку копію для формування особової справи не рекомендується. До того ж сама копія має бути чіткою, повною та придатною для читання всіх реквізитів документа. І роботодавець повинен переконатися, що вона відповідає чинному оригіналу.

Про це детально ми вже розповідали тут ( https://kadroland.com/news/10228-vidmitka-kopiya-ta-zgidno-z-originalom-yak-pravilno-zasvidcuvati-dokumenti#khto-maie-zasvidchuvaty-kopii-pasporta-dyploma-ta-inshykh-osobovykh-dokumentiv ).

Копія наказу про звільнення для різних потреб: чи є відмінності у засвідченні

Так, може бути відмінність у засвідченні печаткою.

Розглянемо ситуацію, у якій працівник звільняється, а інспектор з кадрів робить дві копії з наказу про звільнення: для самого працівника і до його особової справи.

Насамперед відзначимо, що порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів має визначатися інструкцією з діловодства юрособи відповідно до вимог п. 1 гл. 11 р. ІІ Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 ).

В абз. 8 п. 8 гл. 11 р. ІІ Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 ) встановлено, що напис про засвідчення копії скріплюється основною круглою печаткою юрособи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юрособи за наявності такої печатки.

Виходячи з практичного досвіду та юридичної практики, радимо копії про звільнення, що видаються працівникам «на руки» згідно з нормою законодавства, засвідчувати відбитком печатки юрособи, якщо таку печатку запроваджено. Це підвищує юридичну силу відповідної копії.

Проте, проставляти відбиток печатки на засвідчувальному написі копії наказу про звільнення, яка залишається в особовій справі на зберігання у юрособи, що є автором цього наказу, не обов’язково. Печатка в такому випадку практичного значення не має, якщо інше не визначено в інструкції з діловодства юрособи.

Висновки

1. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів має бути визначений в інструкції з діловодства юрособи з урахуванням вимог Правил № 1000/5 та ДСТУ 4163:2020.
2. Копії документів, що долучаються до особової справи, слід виготовляти на одному боці аркуша. Водночас на одному аркуші допускається розміщувати кілька сторінок одного документа (наприклад, паспорту (ID-картки) працівника, за умови їх повної читабельності.
3. Копії різних особових документів (наприклад, РНОКПП та диплома) потрібно оформлювати на окремих аркушах, оскільки вони є самостійними документами особової справи та окремо вносяться до її внутрішнього опису.
4. Кожна копія документа, що долучається до особової справи, має бути засвідчена в установленому порядку із проставленням відмітки «Копія» та напису «Згідно з оригіналом». Засвідчувати такі копії може як працівник кадрової служби, так і керівник юридичної особи.
5. Для особової справи може використовуватися фотокопія документа, виготовлена за допомогою телефону, якщо вона є якісною, повною, придатною для читання та перевірена кадровиком на відповідність оригіналу.
6. Засвідчувальний напис на копіях наказів, що видаються працівникам, має скріплюватися печаткою. Копії наказів, що долучаються до особових справ засвідчувати печаткою не обов’язково.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Джерело: kadroland