Мобілізований працівник у звітності: чому його плутають із працівником у відпустці без збереження зарплати?

Після початку повномасштабної війни тисячі працівників були призвані на військову службу. Для роботодавців це створило не лише кадрові виклики, а й низку запитань щодо правильного відображення таких працівників у податковій та пенсійній звітності.

Одне з найпоширеніших запитань: чому у відомостях про застрахованих осіб мобілізований працівник інколи виглядає так, ніби перебуває у відпустці без збереження заробітної плати?

🔹Мобілізація – це не відпустка

Насамперед слід пам’ятати: мобілізований працівник не перебуває у відпустці за власний рахунок. Він увільнений від роботи на підставі призову на військову службу, а його трудові відносини з роботодавцем продовжуються. За ним зберігаються місце роботи та посада.

Відпустка без збереження заробітної плати оформлюється за заявою працівника, тоді як мобілізація підтверджується повісткою та наказом роботодавця про увільнення від роботи.

🔹Чому тоді виникає плутанина?

Причина доволі проста: у звітності немає окремого коду для мобілізованих працівників, які не отримують виплат від роботодавця. Тому програмне забезпечення та інформаційні системи використовують технічний механізм відображення осіб, які перебувають у трудових відносинах, але не мають нарахованого доходу.

Саме через це у відомостях про застрахованих осіб можуть з’являтися ознаки, схожі на відпустку без збереження зарплати. Однак юридично та фактично це зовсім різні підстави відсутності працівника на роботі.

🔹Як правильно відображати мобілізованого у Додатку 1?

Навіть якщо підприємство не здійснює жодних виплат мобілізованому працівнику, його необхідно щомісяця показувати у Додатку 1 Об’єднаної звітності.

Основні правила:

✅ у графі 8 зазначається звичайна категорія застрахованої особи («1» або «2» для осіб з інвалідністю);

✅ у графі 14 вказується кількість календарних днів перебування у трудових відносинах;

✅ графа 13, призначена для відображення днів відпустки без збереження зарплати, не заповнюється.

❗️Саме відсутність даних у графі 13 є одним із ключових показників того, що працівник не перебуває у відпустці за свій рахунок.

🔹Що показувати у 4ДФ?

Якщо мобілізованому працівнику не нараховуються виплати, у Додатку 4ДФ його не відображають.

Якщо ж підприємство прийняло рішення про добровільну виплату коштів мобілізованому працівнику, такі суми вважаються заробітною платою та відображаються з ознакою доходу «101».

🔹Чи потрібно повідомляти про мобілізацію у Додатку 5?

Ні. Факт призову на військову службу не є кадровою подією, яка відображається у Додатку 5. Початок або закінчення військової служби не формує відповідного запису у цьому додатку.

📌У звітності Пенсійного фонду мобілізовані працівники, яким не нараховується заробітна плата, можуть потрапляти до переліків осіб, що зовні нагадують працівників у відпустці без збереження зарплати через особливості обробки звітних даних.

Саме тому роботодавці іноді отримують листи від інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради навіть тоді, коли жодних порушень не допускали, а відсутність нарахувань пов’язана з мобілізацією працівника.

Правильне відображення мобілізованих працівників у звітності не лише убезпечить роботодавця від помилок, а й забезпечить підтвердження статусу застрахованої особи та належний облік страхового стажу військовослужбовця.

Джерело: