Продовжую тему оцифрування трудових книжок, так як читачі продовжують задавати запитання.
Трудові книжки йдуть у минуле. Коли, як і чому їх треба оцифрувати ⁉
🚩 Після 10 червня трудові книжки українців будуть непотрібними. Ці паперові книжечки віджили своє і будуть замінені цифровими. Усі дані про працівників треба перенести до Держреєстру застрахованих осіб. І навіть «трудового стажу», що фіксувався у трудових книжках і був потрібен для оформлення пенсії, вже не буде.
🚩 Його остаточно замінить страховий стаж, і саме від нього залежатиме розмір пенсії українця.
🚩 Тож до 10 червня слід встигнути оцифрувати трудову книжку і надіслати копії Пенсійному фонду України.
📢 Хоча не виключено, що цей термін продовжать. У комітеті Верховної Ради з питань соціальної політики готують закон, аби продовжити дедлайн цифровізації до кінця війни або й ще кілька років після нього.
🚩 Пенсійний фонд нещодавно повідомив, що і після 10 червня прийматиме оцифровані документи.
⁉ Чому вирішили це зробити ⁉
📢 Верховна Рада ще у 2021 році ухвалила закон про облік трудової діяльності, що скасовує трудові книжки у паперовому вигляді й передбачає перехід на електронний формат. Закон встановив ❗5-річний перехідний період, впродовж якого паперові книжки ще могли використовуватися. Цей період закінчується 10 червня. ❗
📢 Парламент тоді вирішив це зробити з кількох причин. Трудові книжки запроваджувалися у радянські часи, коли не було інтернету й паперові носії інформації не мали альтернативи. Нині ініціатори цифровізації бачать у такому переході значні переваги.
✅ По-перше, це допоможе перейти на автоматичне призначення пенсій чи інших соціальних виплат. Тобто, звертатися до відділень Пенсійного фонду, стояти в черзі з купою документів вже не буде потреби.
✅ Ще одна перевага — неможливість фальсифікувати дані про стаж, або й просто загубити чи пошкодити книжку, як це траплялося з паперовою.
✅ Стаж буде тільки страховим
Трудова книжка впродовж десятиліть велася передусім для того, аби зафіксувати трудовий стаж, адже від кількості відпрацьованих років залежав розмір майбутньої пенсії.
❗Але у 2004 році ситуація змінилася, бо з’явився закон «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування». ❗Саме з того часу усі, хто працює, почали сплачувати страхові внески.
❗Тоді й з’явилося поняття «страховий стаж» — період, впродовж якого ви сплачували цей вид податку до Пенсійного фонду України.
🚩 Одночасно законодавці встановили, що увесь трудовий стаж до 2004 року автоматично перетворюється на страховий, і усі дані про роботу, навчання, службу в армії, перебування у декретній відпустці тощо вносяться до Державного реєстру загальнообов’язкового соціального страхування.
⁉ Хто має оцифровувати документи і що буде, як цього не зробити ⁉
✅ Подати скан-копії трудової книжки може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
ПФУ поширювала інструкції, як це зробити самостійно. https://www.pfu.gov.ua/od/304903-yak-samostijno-zavantazhyty-skan-kopiyu-trudovoyi-knyzhky-cherez-vebportal-pensijnogo-fondu-ukrayiny/
❌ Ніяких штрафів за порушення термінів для цифровізації законодавство не передбачає. ❗І стаж, що був зафіксований у трудовій книжці до 2004 року, нікуди не зникне. ❗
🚩 Однак якщо працівник цього не зробить, то пізніше, коли настане час оформлювати пенсію чи соціальну допомогу, можуть виникнути труднощі, бо Пенсійний фонд змушений буде перевіряти інформацію й вимагати від працівника додаткових доказів про наявність стажу – наказів, довідок чи інших документів.
🚩 Однак, як пояснили у Пенсійному фонді, попри законодавчий кінцевий термін — 10 червня — оцифрування документів ❗триватиме і надалі.
Окрім того, у комітеті парламенту з питань соціальної політики готують закон, що передбачатиме значне подовження терміну переведення трудових книжок в електронні.
Причина — багато військових, а також цивільні, які перебувають за кордоном або близько до зони бойових дій чи якщо вони втратили документи, не можуть це зробити вчасно.
Обговорюється можливість продовжити етап цифровізації до кінця війни і Кому не треба цього робити ⁉
❗Тим, хто не працює і вже отримує пенсію, скан-копії трудової книжки робити не потрібно. Їхні документи оцифрували тоді, коли вони зверталися до відділень ПФУ для оформлення пенсії і подавали трудову книжку та інші документи.
❗ Немає потреби робити копії й тим, кому нараховували пенсію після 1 січня 2004 року, тобто, з моменту початку дії закону «Про загальнообов’язкове соціальне страхування».
❗Пенсіонерам, які ще працюють, оцифровувати трудову книжку не обов’язково, але фахівці радять це зробити, аби була змога перевірити, чи всі дані внесли у Держреєстр правильно.
❗Особливо це стосується тих, хто оформляв пенсію до липня 2000 року. Бо саме тоді почала працювати електронна система обліку і Пенсійний фонд розпочав збирати дані про стаж, зарплату, внески в електронному вигляді.
❗ Але у ті роки це робили вручну фахівці фонду, тому не виключено, що могли статися технічні помилки й якісь періоди роботи з трудової книжки не були враховані. Цифрові копії дадуть змогу ПФУ перевірити ці дані.
⁉ Чи треба сканувати інші документи ⁉
🚩 Під час оформлення пенсії майбутній пенсіонер подає до ПФУ не лише трудову книжку і паспорт, але й інші документи, що можуть вплинути на стаж і на розмір пенсії. ❗Це диплом про освіту, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини, довідка про догляд за дитиною, посвідчення про державні нагороди тощо.
🚩 За бажання ці документи можна оцифрувати й зараз. Тоді в електронному кабінеті вони зберігатимуться до часу оформлення пенсії й напевне не загубляться. До того ж в електронному кабінеті можна буде побачити свій загальний стаж і перевірити, чи правильно внесені дані у систему.
❗А ситуації, коли вони відрізняються від реальних, не поодинокі. ❗
❗ Перевірте свою трудову книжку ❗
Але ще до того, як ваші дані потраплять до Державного реєстру, варто перевірити, чи все правильно записано у ваших трудових книжках. Кожен працівник має право поцікавитися веденням книжки у відділі кадрів чи у бухгалтера.
Подивіться на усі записи в ній, аби впевнитися, чи всі вони збігаються з вашою реальною трудовою діяльністю та чи немає там виправлень.
🚩 Якщо є, важливо якомога швидше звернутися до ваших нинішніх чи колишніх роботодавців, аби вони підтвердили правильність записів про місце і час роботи. Інакше навіть незначне виправлення у трудовій книжці (наприклад, у номері наказу про зарахування на роботу) може призвести до того, що вам не зарахують увесь час роботи на цьому місці.
🚩 Також варто перевірити, чи платить за вас страхові внески роботодавець. Адже від цього залежить, чи росте ваш стаж. Це можна зробити на порталі електронних послуг Пенсійного фонду або ж звернувшись особисто до відділення Пенсійного фонду. Вам одразу скажуть, скільки років, місяців і днів страхового стажу ви маєте на момент звернення.
Після оцифрування трудових книжок роботодавець зобов’язаний віддати її на збереження працівникові. Тож маючи книжку на руках, перевірити дані у Держреєстрі можна буде у будь-який час.
⁉ Чи є ризики ⁉
🚩 Як і будь-яка цифрова база, реєстр ПФУ — це потенційна ціль для кібератак. Тому слід розуміти, що після оцифрування уся інформація про доходи та місце роботи відображатиметься в реєстрі.
🚩 У часи, коли єдиним документом про місце роботи була паперова трудова книжка, людина могла приховати дані, які не хотіла оприлюднювати — і місце роботи, і, наприклад, звільнення з посади за статтею Трудового кодексу. Можна було завести нову книжку, аби роботодавець про це не дізнався. З електронною «книжкою» це буде неможливо.
🚩 Окрім того, Державний реєстр застрахованих осіб є тримачем даних не лише про стаж, навчання, перебування у декреті, службу в армії тощо, які потрібні для нарахування пенсії.
🚩 Оскільки реєстр є базою для надання багатьох соціальних послуг, до нього стікається інформація з різних відомств. Це лікарняні, дані про сплату податків, про сімейний стан, про перетин кордону. Повний перелік можна буде побачити в електронному кабінеті ПФУ або на порталі «Дія», де є послуга «замовити витяг з реєстру застрахованих осіб».
Ще у 2021 році, коли парламент ухвалював закон про облік трудової діяльності і перехід на електронну форму, експерти визнавали, що внаслідок дії цього закону Пенсійний фонд стане володарем персональної інформації мільйонів людей.
✔ Джерело: ВВС News Україна